Arbeitszeitaufzeichnungen sind für Minijobber ein Muss

Arbeitszeitaufzeichnungen sind für Minijobber ein Muss

Zeiterfassung für MInijobber - Arbeitszeiten aufzeichnen

Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten (Arbeitszeitaufzeichnungen) ist bei Minijobbern eine absolute Notwendigkeit. Viele Betriebe vernachlässigen aber genau diese Arbeitszeitaufzeichnungen sträflich bei ihren Minijobbern. Das führt in den durchgeführten Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger regelmäßig zu Beanstandungen durch die Prüfer.

Solange es dann noch bei einer bloßen Ermahnung und dem Hinweis „es in Zukunft“ besser zu machen bleibt, ist der Betrieb noch mit einem blauen Auge davongekommen. Doch vielfach bleibt es nicht bei der reinen Ermahnung durch den Prüfer, vielmehr drohen unnötige Geldbußen für den Betrieb. Dabei ist es eigentlich ganz einfach seinen Aufzeichnungspflichten nachzukommen. Aber auch hier gilt natürlich gewusst wie.

Wenn Sie sich die rechtlichen Grundlagen für die Arbeitszeitaufzeichnungen für Minijobber ansehen, fällt mir zuerst das Arbeitszeitgesetz ein. Das Arbeitszeitgesetz behandelt die Regelungen für die zulässigen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer.

Zu den Aufzeichnungspflichten des Betriebes über die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer ist hiernach vorgeschrieben die Arbeitszeiten (aller) Arbeitnehmer aufzuzeichnen und für zwei Jahre aufzubewahren, die über die werktäglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen. Das bedeutet, dass Sie im Betrieb im Grunde bei Überstunden die Überstunden aufzeichnen müssen. Das gilt nicht nur für Ihre Minijobber, sondern auch für alle anderen Arbeitnehmer (§ 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz).

Übrigens: Zeichnen Sie die Arbeitszeiten nicht auf, obwohl das Arbeitszeitgesetz es vorschreibt, kann eine Geldbuße von bis zu 15.000 € fällig werden. Das steht in § 22 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz.

So richtig viel gibt das Arbeitszeitgesetz für die Arbeitszeitaufzeichnungen bei Minijobbern zunächst erst einmal nicht her. Den vielfach sind diese werktäglichen Arbeitszeiten für die Minijobber gar nicht vereinbart, so dass es hier schwerfällt festzustellen, ob die werktägliche Arbeitszeit tatsächlich überschritten worden ist.


Anzeige:

Videokurs zu den Grundlagen Arbeitszeiterfassung jetzt bestellen.

Formulare für die Arbeitszeitaufzeichnungen finden Sie hier.
Brauchen Sie neue Büroartikel – jetzt schnell bei amazon bestellen

Arbeitszeitaufzeichnungen: Die Spezialvorschriften für Minijobber müssen Sie kennen

Der Gesetzgeber hat aber durch andere Vorschriften dafür gesorgt, dass eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für Minijobber besteht. Dazu schauen Sie einfach einmal in das Mindestlohngesetz. Hier steht nämlich eindeutig, dass für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse die Arbeitszeiten aufzuzeichnen sind.


Werbung:

Zur Erfassung der Arbeitszeiten Musterformulare hier bestellen

Die 4-Stunden-Woche von jetzt online bestellen

Kosmetikartikel – aktuelle amazon Bestseller


Ok, ich gebe zu, dass es vielleicht nicht ganz so eindeutig dort drinsteht. Denn es wird natürlich nicht von Minijobs gesprochen, sondern von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Aber genau in diesem Paragraphen sind die Minijobs definiert.

Mindestlohngesetz – § 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (MINIJOBS) oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Satz 1 gilt entsprechend für einen Entleiher, dem ein Verleiher eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer oder mehrere Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweige überlässt. Satz 1 gilt nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch.

……

Was bedeutet das nun für Sie in den Betrieben. Ganz einfach: Sie müssen für Ihre Minijobber und auch für Ihre kurzfristigen Aushilfen, wie beispielsweise die Ferienjobber in den Sommermonaten, die Arbeitszeiten aufzeichnen.

Diese Arbeitszeitaufzeichnungen müssen Sie für Minijobber führen

Für die Dokumentation müssen Sie den tatsächlichen Beginn, die Dauer und das Ende arbeitstäglich aufzeichnen. Es genügt dabei nicht im Arbeitsvertrag die Arbeitszeit zu regeln und sich dann bei einer Prüfung darauf zu berufen. Sie müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten konkret aufzeichnen.

Wie Sie diese Arbeitszeiten aufzeichnen ist aber Ihnen überlassen. Es ist also keine besondere Form erforderlich, so dass es also keine elektronische Zeiterfassung sein muss. Es genügt also auch ein „Stundenzettel“ aus dem Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit ersichtlich sind.

 

Aber mit der Vorschrift im Mindestlohngesetz ist es noch nicht genug. Denn auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien, also den „Erläuterungen der Sozialversicherungsträger zu den Minijobs“ ist auch noch einmal schriftlich verbrieft, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen Teil der prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen bei den Minijobbern sind. Böse Zungen könnten hier sagen, dass sich die staatlichen Stellen hierbei gedacht haben, doppelt hält besser.

Für den Betrieb bleibt also keine Chance, die Arbeitszeit-Aufzeichnungspflicht zu umgehen. Es gilt also in den sauren Apfel zu beißen und die Arbeitszeiten der Minijobber und kurzfristigen Aushilfen penibel zu dokumentieren.

Arbeitszeitaufzeichnungen auch für Familien-Minijobber 

In diesem Zusammenhang taucht in meinen Gesprächen mit Lohnabrechnern immer wieder die Frage nach der Arbeitszeitaufzeichnungspflicht bei der Beschäftigung von Familienangehörigen auf. Diese Familienangehörigen sind zwar nach dem Mindestlohngesetz nicht aufzeichnungspflichtig, doch gilt diese Ausnahmeregelung nicht, wenn es sich um Familienangehörige in einem Minijob handelt. Die Aufzeichnungspflicht aufgrund des Mindestlohngesetzes entfällt dann zwar, aber die Geringfügigkeitsrichtlinien machen hier für die beschäftigten Familienmitglieder im Minijob leider keine Ausnahme.

So nutzen Sie den Stundenzettel für Minijobs richtig für die Arbeitszeitaufzeichnungen

Gerade für Ihre Minijobber ist es wichtig, die Arbeitszeitaufzeichnungen, also die Stundenzettel bei der Hand zu haben, wenn der Zoll oder die Betriebsprüfer der Sozialversicherung vorbeischauen. Denn ohne diese Aufzeichnungen verstoßen Sie gleich doppelt gegen geltendes Recht. Einmal gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz und dann auch noch gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien.

Anzeige:

Stundenzettel Avery Zweckform bei Amazon jetzt bestellen

Neues Navigationsgerät von TomTom online bestellen

Stundennachweise jetzt online bestellen

 

Arbeitszeitaufzeichnungen: Wer muss den Stundenzettel führen

Nachweispflichtig bei einer Prüfung ist der Betrieb. Die Führung der Stundenzettel kann aber – und das ist die Regel – durch den Minijobber selbst durchgeführt werden. Sie müssen aber dafür sorgen, dass Sie im Betrieb die Arbeitszeitaufzeichnungen zeitnah – das heißt spätestens sieben Tage nach der tatsächlichen Arbeitsleistung – zur Verfügung haben.

Falls Sie eine elektronische Zeiterfassung auch für Ihre Minijobber haben, sollte dies kein Problem sein. Sofern Ihre Minijobber aber nicht in der elektronischen Zeiterfassung geführt werden, sollten Sie manuelle Stundenzettel führen (lassen) und diese regelmäßig einsammeln.

Auch wenn laut Mindestlohngesetz die Vorgabe besteht spätestens nach sieben Tagen die Stundenzettel parat zu haben, hat es sich in den meisten Betrieben etabliert, die Stundenzettel monatlich (zur Lohnabrechnung) einzusammeln.

Arbeitszeitaufzeichnungen: Aufbewahrungspflicht der Arbeitszeitnachweise

Die Stundenzettel müssen Sie nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitszeitgesetz grundsätzlich zwei Jahre aufbewahren. Ich empfehle Ihnen aber eine längere Aufbewahrungspflicht. Denn die Sozialversicherung kann vier Jahre rückwirkend prüfen und hat ebenfalls einen Anspruch auf die Zeitnachweise.

Arbeitszeitaufzeichnungen: Unterschrift auf die Stundenzettel?

Immer wieder bekomme ich die Frage gestellt, ob die Arbeitszeitnachweise vom Arbeitnehmer unterschrieben werden müssen. Eine gesetzliche Vorschrift dafür gibt es zwar nicht. ABER: Unterschreibt der Minijobber den Stundennachweis, dann bestätigt er ja auch, dass er in dem Monat nur diese Stunden gearbeitet hat. Das kann im Streitfall vor Gericht eine nützliche Hilfe sein, denn oft werden in Kündigungsprozessen seitens der Arbeitnehmer gern auch Argumente angeführt, dass der Betrieb „zu wenig“ Stunden ausgezahlt hat und diese zum Ende des Arbeitsverhältnisses nun noch auszuzahlen sind. Sie sehen, dann kann eine Unterschrift auf dem Arbeitszeitnachweis ein nützlicher Trumpf sein.

Werbung:

Arbeitszeiterfassung Grundlagen im Video

Arbeitszeiten nacherfassen – Vorsicht ist besser als Nachsicht bei Arbeitszeitaufzeichnungen

Einige von Ihnen kommen jetzt vielleicht auf die Idee, die Stundenaufzeichnungen „nachzuerfassen“. Fei nach dem Motto: „Einen Beleg zu machen ist nicht schwer. Gib mir Papier, dann zeig ich´s her.“

Hier muss natürlich jeder selbst entscheiden, ob er diesen Weg gehen will/muss. Falls Sie diese Nacherfassung ins Auge fassen, bedenken Sie bitte folgende Punkt:

  • Ist an den Tagen auch tatsächlich im Betrieb gearbeitet worden,
  • War der Arbeitnehmer krankgeschrieben,
  • War der Arbeitnehmer im Urlaub,
  • Wie hoch waren die abgerechneten Stunden in dem Monat,
  • gibt es andere Systeme im Betrieb, die Arbeitnehmerdaten erfassen, zum Beispiel Kassensysteme mit personalisiertem Login, Dienst-/Einsatzpläne, Quittungen bei der Warenannahme/-ausgabe…

Sie sehen an diesen Beispielen, dass es bei der Manipulation der Zeiterfassung einige Hürden zu überwinden gibt. Seien Sie also im Falle eines Falles auf der Hut.

Wenn Sie Fragen oder Anregungen zu dem Thema haben, sprechen Sie mich an. Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Wenn Sie regelmäßige exklusive Tipps und Informationen zum Thema Minijobs wünschen, tragen Sie sich für meinen monatlichen Newsletter ein.

 

 

25 Antworten

  1. […] Es gilt für die Arbeit am Silvestertag noch der alte Mindestlohn von 8,50 €. Sollte die Arbeit aber über 24 Uhr hinausgehen, dann greift das neue Recht zum 1.1.2017 und es gilt dann – für diese Arbeitszeit – der neue Mindestlohn. Es gilt somit bei der Lohnabrechnung für Silvester im Lohnbüro darauf zu achten, zu welchen Zeiten die Minijobber genau ihre Arbeiten verrichtet haben. Sie müssen hier alos ganz genau in den Arbeitszeitaufzeichnungen nachsehen. […]

  2. […] Denken Sie bei den Schüler-Minijobbern auch daran die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Denn hier gelten dieselben Spielregeln wie bei allen anderen Minijobbern auch. Lesen Sie dazu auch meinen Blogbeitrag zu den Arbeitszeitaufzeichnungs-Pflichten. […]

  3. […] Sie als Arbeitgeber einen Mitarbeiter bei vorsätzlichen Tricksereien in der Buchführung oder der Arbeitszeitdokumentation (Arbeitszeitbetrug), dann kann dies eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Das geht aus einem […]

  4. […] Änderung, also zum Beispiel einer Entgelterhöhung (Mindestlohnerhöhung) oder einer Anpassung der Arbeitszeiten, sollten geprüft werden, ob die Voraussetzungen für einen Minijob noch gegeben […]

  5. […] Arbeitsstunden der Minijobber. Das sollte jedoch kein Problem sein, da Sie für Ihre Minijobber die Arbeitszeit ohnehin aufzeichnen […]

  6. […] der Gleitzone besteht nicht mehr die Gefahr des Überschreitens der Minijobgrenze und auch die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten entfällt in vielen Fällen. Zudem kann der Krankenversicherungsschutz durch die Gleitzone auch […]

  7. […] es müssen natürlich die Kriterien für eine versicherungspflichtige Beschäftigung, einen Minijob und eine kurzfristige Beschäftigung […]

  8. […] sind auch bei Minijobbern im Nebenjob die Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Daneben sollten Sie auch die zulässige Höchstarbeitszeit von grundsätzlich 48 […]

  9. […] die Aufzeichnungspflichten der Arbeitszeiten für kurzfristige Aushilfen zu beachten. Werden die Arbeitszeitaufzeichnungen nicht oder nicht korrekt geführt, drohen Strafgelder bei der nächsten […]

  10. […] Denken Sie auch daran die Arbeitszeiten für Ihre Minijobber und kurzfristigen Aushilfen aufzuzeichnen. Das ist nämlich auch eine Arbeitgeberpflicht, die Sie unter Umständen teuer bezahlen […]

  11. Ingo B. sagt:

    Bei genauem Lesen dieses Artikels stellt sich für mich folgende Frage:
    Wenn laut Arbeitszeitgesetz „nur“ Überstunden aufgezeichnet werden müssen und laut
    Mindestlohngesetz bestimmte Familienangehörige von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sind, welche Arbeitszeitaufzeichnungen sollen denn dann laut Geringfügigkeitsrichtlinien bei „geringfügig beschäftigten Familienangehörigen (Kinder) ohne angefallene Überstunden“ als prüfungsrelevante Unterlagen aufbewahrt werden? Müssen für solche Personen überhaupt Stundenaufzeichnungen geführt werden?

    • Marc Wehrstedt sagt:

      Guten Tag,

      ja, in den Geringfügigkeitsrichtlinien steht, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen zu den Entgeltunterlagen gehören. Daher würde ich die Aufzeichnungen für geringfügig Beschäftigte hier auch immer zur Hand haben wollen. Schließlich benötigt der Prüfer dies, um feststellen zu können, dass beispielsweise nicht mehr Stunden gearbeitet worden als laut Mindestlohn bei 450 Euro zulässig.

      Ich hoffe dies hilft Ihnen weiter

  12. […] dies naturgemäß nur anhand der tatsächlichen Arbeitszeiten ermittelt werden kann, wurde die Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten gleich mit ins Gesetz […]

  13. Thomas sagt:

    Guten Tag,

    zunächst ein Mal vielen Dank für den Bericht und die Infos.

    Da unser kleiner Betrieb (Arbeitgeber + 2 Minnijobber) bis vor wenigen Jahren noch handschriftlich mit Quittingblöcken gearbeitet hat (Textilbranche), wir die Stundenzettel immer ordnungsgemäß geführt haben, stellt sich fuer uns bei einer Moeglichen Prüfung durch die DRV die Frage, ob die handschriftlichen Quittungen (Artikelverkauf am Tresen) vom Prüfer verlangt werden koennen? Wir führen nämlich kein System mit Aufzeichnungen zu Arbeitnehmerdaten.

    • Marc Wehrstedt sagt:

      Guten Abend,
      für die Arbeitszeitaufzeichnungen ist keine Form vorgeschrieben, so dass auch handschriftliche Aufzeichnungen den Anforderungen genügen.

      Ich hoffe dies hilft Ihnen weiter.

  14. Georg Hasselbacher sagt:

    Hallo,
    ich habe einen Minijob mit stark wechselnder Arbeitszeit. Das bedeutet, das in einem Monat aus sachlichen Gründen 3x soviele Stunden anfallen wie vereinbart, dafür aber 2 Monate im Anschluss null Stunden. Ist das zulässig wenn sich das im Jahresschnitt wieder ausgleicht, sodass die vereinbarte Arbeitszeit der Summe 12x theoretische Monatsarbeitszeit pro Jahr beträgt. Kann das auch so dokumentiert werden ?

    • Marc Wehrstedt sagt:

      Hallo,
      entscheidend ist, ob im Jahresschnitt nicht mehr als 5.400 Euro regelmäßiges Entgelt erzielt wird. Wenn sich die Stunden (und damit auch das Entgelt) im Jahresmittel bis 450 € monatlich bewegen, dürfte dies kein Problem sein.

      Für eine konkrete Einschätzung sollte sich Ihr Arbeitgeber in diesem Zusammenhang aber auch noch einmal mit seinem Steuerberater verständigen, um den konkreten Fall mit konkreten Zahlen zu prüfen.

      Ich hoffe dies hilft Ihnen weiter.

  15. Georg Hasselbacher sagt:

    Hallo,

    danke das ist das was ich wissen wollte.
    Damit ist dann alles o.k. und ich kann meine Leistung dann einbringen, wenn sie gebraucht wird.
    Das kommt sowohl meinem Arbeitgeber als auch mir sehr entgegen.
    Leider hat man oft den Eindruck, das gesetzliche Regelungen den modernen Anforderungen an die Flexibilität in der Arbeitswelt widersprechen. Jüngstes Beispiel ist die EU – Pflicht zur genauen Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Arbeitszeit ist nicht gleichzusetzen mit effektiver Arbeit und Ergebnis. Insofern kann ein Arbeitnehmer mit 20 h in der Woche mehr für seine Firma erreichen wie sein Kollege mit 60 h. Und wie soll das gelingen wenn ein Angestellter z.B. in verschiedenen Kontinenten mit unterschiedlichen Zeitzonen im Einsatz ist. Ich gebe zu, das ist nicht die Regel aber dennoch Realität und wird in den Vorgaben nicht berücksichtigt.

  16. Jenny L. sagt:

    Hallo,
    ich beginne bald einen Minijob, bei dem ich unregelmäßig eingesetzt werden soll, je nach Bedarf und ggfs. spontan.
    Ich hätte dann also weder feste Tage, an denen ich arbeite, noch eine feste Arbeitsdauer pro Tag, sondern muss nur auf meine Stunden kommen und die üblichen Verdienstgrenzen beachten.
    Jetzt stellt sich mir die Frage, wie ich denn dann einen Urlaub vermerke, wenn ich doch gar keinen fixen Tag habe, an dem ich hätte arbeiten sollen.
    Ich trage ja nur tatsächlich geleistete Stunden auf meinem Stundenzettel ein. Wenn ich dann beispielsweise im Juni 16 Stunden Urlaub nehme von 32 monatlichen Arbeitsstunden, die ich eigentlich machen müsste, an welchen Tagen trage ich die Urlaubstage dann ein? Und für welche Arbeitsdauer?
    Nehme ich dann irgendeinen Tag X und kann die „Dauer“ des Urlaubs (also 3 Stunden, 8 Stunden o.ä.) selbst bestimmen? Oder muss im Vorfeld schon festgelegt werden, wann ich im kommenden Monat arbeite, damit ich das mit dem Urlaub dann auch genau so vermerken kann?
    Ich hoffe, Sie verstehen meine Frage.
    Vielen Dank vorab!

    • Marc Wehrstedt sagt:

      Guten Tag,
      ich glaube ich verstehe Ihre Frage. Das Problem ist, dass Sie flexibel eingesetzt werden und letztlich keine konkreten Urlaubstage planen können.
      In der Praxis läuft es meines Wissens meist in der Form, dass Sie dem Betrieb bekanntgeben, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum (z.B. 2 Wochen im August) Urlaub nehmen wollen und der Betrieb zieht Ihnen dann dafür die durchschnittliche Urlaubstageanzahl ab. Hierfür gibt es in vielen Betrieben Regelungen wie viele Tage Urlaub bei bestimmten Wochenstunden/Monatsstunden angesetzt werden.
      Fragen Sie hierzu einfach Ihren neuen Arbeitgeber, er kennt bestimmt die Problematik und kann Ihnen hier eine Auskunft zu geben.

      Ich hoffe dies hilft Ihnen etwas weiter.

  17. Detlev Rückert sagt:

    Gefällt mir gut

  18. Hallo,

    lt. meiner Kenntnis wurde die Aufzeichnungspflicht der AZ von Fam. Angehörigen 2017 aufgehoben!? Man kann auf der einen Seite eine Pflicht nicht offiziell aufheben und sie andererseits trotzdem prüfen? verstehe ich nicht –

    • Marc Wehrstedt sagt:

      Guten Abend,

      es ist richtig, das laut § 1 MiLoDokV die Arbeitszeitaufzeichnungen für Familienangehörige nach dem Mindestlohngesetz nicht gegeben sind. Sehr wohl sind die Arbeitszeiten aber dennoch (laut den Geringfügigkeitsrichtlinien) für Minijobber vorzulegen. Im Zweifel würde ich hier also auch für Familienangehörige im Minijob die Arbeitszeiten aufzeichnen. -Sicher ist sicher!
      Ich hoffe dies hilft Ihnen weiter
      Viele Grüße
      Marc Wehrstedt

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.