Werkstudent oder Minijob – eine Entscheidungshilfe
Ab Oktober beginnen wieder viele Schulabgänger ein Studium. Mit dem Beginn des Studiums beginnt dann für viele Studenten ein ganz neuer Lebensabschnitt. Teilweise ziehen sie in eine neue Stadt oder verlassen das Elternhaus, um auf eigenen Beinen zu stehen und auch auf eigene Rechnung zu leben.
Für viele heißt dieser neue Lebensabschnitt aber auch die Aufnahme eines Studentenjobs. Denn das Leben auf eigenen Beinen hat zwar viele gute Seiten, kostet in der Regel aber auch Geld. Daher strömen jetzt wieder die Studenten in die Betriebe, um etwas Geld neben dem Studium zu verdienen.
Für Sie im Lohnbüro stellt sich daher oft die Frage, wie Sie die neuen studentischen Aushilfen zu beurteilen haben. Sind es noch Minijobber oder schon Werkstudenten oder steht ein Werkstudent im Minijob vor Ihnen. Viel wichtiger dabei ist aber, welche Beschäftigungsart für den Betrieb sinnvoll ist, wenn eventuell eine Wahlmöglichkeit besteht.
Grundsätzlich gilt: Sind die Voraussetzungen eines Minijobs erfüllt, also ein Verdienst von nicht mehr als 450 € im Monat, gelten die Minijobberregelungen. Erst wenn ein monatlich höherer Verdienst erzielt wird, kommt eine Werkstudenten-Regelung zum Tragen.
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Werkstudenten – was sind das für Personen?
Für studentische Arbeitnehmer, bei denen das Studium gegenüber dem Arbeitsverhältnis überwiegt, gilt das sogenannte Werkstudenten-Privileg. Das bedeutet, dass für diese Werkstudenten keine Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung anfallen. Zur Rentenversicherung sind hingegen (seit 1996) die vollen Beiträge vom Lohn einzubehalten.
Das Werkstudenten-Privileg gilt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Es muss sich um einen ordentlichen Studierenden Das bedeutet, der Student muss an einer Hochschule (Uni) oder an einer der fachlichen Ausbildung dienenden Schulde eingeschrieben (immatrikuliert) sein. Dabei wird übrigens auch ein Aufbau- oder Zweitstudium akzeptiert. Ein Promotionsstudium nach dem Hochschulabschluss fällt hingegen nicht unter das Werkstudenten-Privileg.
- Der Student darf nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, das heißt das Studium muss überwiegen, also im Vordergrund der Tätigkeit des Studenten stehen. Eine Ausnahme gilt hier jedoch, wenn die Arbeit in den Abend- oder Nachtstunden bzw. am Wochenende verrichtet wird, Wenn Sie dies anhand von Arbeitszeitaufzeichnungen nachweisen können, darf diese 20-Stunden-Grenze auch überschritten werden. Kein Werkstudenten-Privileg für Urlauber. Studenten, die sich für ein oder mehrere Semester beurlauben lassen unterliegen nicht (mehr) dem Werkstudenten-Privileg und werden als normale Arbeitnehmer behandelt.
Der Verdienst ist hierbei nicht begrenzt. Das bedeutet der Student kann nahezu „unbegrenzt“ hinzuverdienen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Sozialversicherung hat.Eine hoher Verdienst ist aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht nämlich unschädlich.
Nach „unten“ gilt als Grenze für Werkstudenten natürlich auch der gesetzliche Mindestlohn von 8,84 € je Stunde seit 1.1.2017.
Beispiel:
Ein Student arbeitet neben seinem Studium regelmäßig 16 Stunden in der Woche als Datenerfasser. Er erhält dafür im Monat 900 €.
Es sind hier lediglich Beiträge aus 900 € zur Rentenversicherung zu zahlen.
Achtung: Liegt der Verdienst innerhalb der Gleitzone, so gilt auch für Werkstudenten die Gleitzonen-Formel für die Rentenversicherungsbeiträge.
Vorteil aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht
Da keine Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber gezahlt werden müssen außer den Rentenversicherungsbeiträgen von derzeit insgesamt 18,7 % (jeweils 9,35 %) sind Werkstudenten eine wirklich kostengünstige Personengruppe in der Lohnabrechnung. Bei einem Verdienst von 1.000 € zahlt der Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils nur 93,50 € an Rentenversicherungsbeiträgen.
Wichtiger Nachweis für den Werkstudenten
Damit Sie im Rahmen einer Betriebsprüfung nachweisen können, dass es sich tatsächlich um einen Studenten handelt, sollten Sie die Immatrikulationsbescheinigung (IM-Bescheinigung) des Studenten zu den Lohnunterlagen legen. Denken Sie auch daran die IM-Bescheinigung jedes Semester zu aktualisieren und als Kopie in den Lohnunterlagen abzulegen.
Arbeiten in den Abend- und Nachtstunden und am Wochenende
Anmerkung: Beim Überschreiten der 20-Stundengrenze haben die Sozialversicherungsträger ab 2017 eine wesentlich strengere Sichtweise, sodass die „kursiven“ Ausführungen nur noch für Zeiträume bis 31.12.2016 gelten. Die Neuerungen seit 2017 zu den Studentenjobs finden Sie hier.
Von der strengen 20-Stunden-Regelung kann übrigens Abstand genommen werden, wenn die Arbeitszeit außerhalb der Vorlesungszeit liegt. Das ist beispielsweise bei Tätigkeiten in den Abend- und Nachtstunden sowie am Wochenende der Fall.
Das bedeutet, dass ein Student auch mehr als 20 Stunden je Woche tätig sein kann, wenn sich die Tätigkeiten auf die „vorlesungsfreie Zeit“ beschränken.
Beispiel:
Ein Student arbeitet als Nachtwache jeweils von 20 Uhr bis 24 Uhr an 4 Wochentagen (16 Stunden) sowie am Samstag 8 Stunden.
Da sich die Arbeitszeiten in der vorlesungsfreien Zeit befinden, gilt hier trotz Überschreiten der 20-Stunden-Grenze das Werkstudenten-Prinzip.
Sonderfall: Jobben in den Ferien
Studenten, die in den Ferien jobben, können ihre Arbeitszeit auch auf über 20 Stunden die Woche währen der Semesterferien anheben. Denn in dieser Zeit ist schließlich vorlesungsfrei.
Möchten Studenten nur in den Ferien bei Ihnen jobben, so ist es oft sinnvoll die Studenten als kurzfristige Aushilfen zu beschäftigen, da dann gar keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen, wenn im gesamten Kalenderjahr (inklusive etwaiger Vorbeschäftigungen) die Kurzfristigkeitsgrenzen von 3 Monaten bzw. 70 Arbeitstagen nicht überschritten werden.
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Mehrere Aushilfsjobs
Studenten, die mehrere Aushilfsjobs im laufenden Jahr ausüben, sprengen schnell die Grenzen der Kurzfristigkeit. Gut, dass es das Werkstudentenprivileg gibt. Denn für die Sozialversicherungsfreiheit zur Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung gelten für Werkstudenten erweiterte Grenzen.
Anmerkung: Beim Überschreiten der 20-Stundengrenze haben die Sozialversicherungsträger ab 2017 eine wesentlich strengere Sichtweise, sodass die „kursiven“ Ausführungen nur noch für Zeiträume bis 31.12.2016 gelten. Die Neuregelungen ab 2017 finden Sie hier.
Sozialversicherungspflicht zu diesen drei Zweigen besteht nämlich erst dann, wenn die Tätigkeiten in der Summe die Grenze von 26 Wochen im Zeitjahr überschreiten. Dabei ist dieser Jahreszeitraum zu ermitteln, indem vom voraussichtlichen Ende der zu beurteilenden Beschäftigung ein Jahr zurückgerechnet wird. Angerechnet werden dabei alle Beschäftigungen in diesem Zeitraum (Rahmenfrist) mit mehr als 20-Wochenstunden.
Die Versicherungspflicht tritt aber erst mit dem Job ein, mit dem die 26 Wochen-Grenze überschritten wird. Diese Beurteilung ist auch vorzunehmen, wenn die Beschäftigung ganz oder auch nur teilweise in den Semesterfreien stattfindet.
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Student im Minijob ist Minijobber
Verdient ein studierender Arbeitnehmer monatlich nicht mehr als 450 €, so gelten die Minijobregelungen. Also volle Beitragsfreiheit für den Arbeitnehmer, wenn er auf die Rentenversicherungspflicht verzichtet hat.
Für den Arbeitgeber fallen dann jedoch rund 30 % Kosten für die pauschalen Arbeitgeberbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie in der Regel 2 % Pauschsteuer (Beitragsgruppenschlüssel 6500/6100 und Personengruppenschlüssel „109“). Sie sehen schon, dass hier die Werkstudentenregelung für den Arbeitgeber Sinn macht.
Die Aussage „ein Werkstudent im Minijob“ ist übrigens falsch. Denn einen Werkstudent im Minijob gibt es aus sozialversicherungsrechtlicher Sicht nicht. Entweder der Student ist Werkstudent, weil er mehr als geringfügig (über 450 €) arbeitet. Oder der Student ist Minijobber, weil er maximal 450 € monatlich verdient. Den Werkstudent im Minijob gibt es also nicht.
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Vergleich der Arbeitgeber-Kosten
Aus Arbeitgebersicht ist die Beschäftigung eines Studenten als Werkstudent die bessere Variante. Denn dabei fallen kaum Sozialversicherungsbeiträge an (nur der halbe Rentenversicherungssatz von 9,35 % und ggf. Umlagen).
Der Minijob schlägt hingegen mit rund 30 % Arbeitgeberbeiträgen zu Buche.
Vergleich der Dokumentationspflichten
Ein weiterer Vorteil der Werkstudenten sind die geringen Arbeitszeitaufzeichnungspflichten. Denn für Ihre Minijobber sind Sie aufgrund des Mindestlohngesetzes und der Geringfügigkeitsrichtlinien verpflichtet die Arbeitszeitaufzeichnungen über die tatsächlichen Arbeitszeiten penibel zu führen. Dieser Verwaltungsaufwand entfällt bei Werkstudenten dagegen oftmals.
Fazit: Wenn Sie eine studentische Aushilfe als Werkstudent beschäftigen können, überwiegen aus meiner Sicht ganz klar die Vorteile. Daher sollten Sie, wenn möglich, Ihre studentischen Aushilfen auch als Werkstudenten beschäftigen.
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3 Antworten
Lieber Marc
ich habe gerade Rückmeldung bekommen dass ich, da Zweitstudium, ein Werkstudent sein kann. Ich bin leicht verzweifelt. Im Internet steht sowohl dass es geht wie das es nicht geht. Ich habe ein Romanistikstudium absolviert und studiere zur Zeit Vollzeit BWL. Bin total verzweifelt, bitte um Antwort.
Hallo Lisa,
wenn es sich bei dem Zweitstudium um ein Vollzeit-BWL-Studium handelt, gilst Du als ordentlich Studierende, wenn Du in dem Job nicht mehr als 20 Stunden je Woche arbeitest.
Falls Du Nachtdienste machst oder am Wochenende arbeitest, kann von dieser 20 Stundenregelung auch abgewichen werden.
Mir ist allerdings noch nicht ganz klar, wo das Problem liegt. Arbeitest Du neben dem BWL-Vollzeitstudium mehr als 20 Stunden?
Falls dem so ist, solltest Du schauen, dass Du einen Teil der Arbeitszeit auf das Wochenende bzw. in den Abend/Nacht verlegst.
Ich hoffe ich konnte estwas helfen.
Marc Wehrstedt
[…] der Lohnabrechnung spricht man von Werkstudenten, wenn es sich um einen ordentlich Studierenden handelt. Das ist ein an einer Hochschule […]