So können Sie die Minijobgrenze überschreiten

Zum Jahresende haben viele Lohnbüros ein Problem mit Ihren Minijobbern. Denn oftmals kommt es gerade zum Jahresende zu einem Überschreiten der Minijobgrenze. Dann ist guter Rat teuer, denn der Minijobber will einerseits seinen Minijobberstatus nicht aufgeben, andererseits brauchen Sie im Betrieb jede helfende Hand. Welche Möglichkeiten haben Sie also, wenn Sie die Minijobgrenze überschreiten, ohne dass der Minijobberstatus verlorengeht?

Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass es sich bei der 450-€-Minijobgrenze nicht um eine starre Grenze handelt. Es darf also durchaus gelegentlich diese Grenze überschritten werden. Im Gesetz steht nämlich, dass das regelmäßige Entgelt monatlich nicht mehr als 450 € betragen darf.

Das regelmäßige Entgelt stellt im Grunde nichts anderes als ein monatliches Durchschnittsentgelt des Minijobbers dar. Wird nämlich auf das Jahr der Wert von 5.400 € (12 x 450 €) nicht überschritten, so ist es kein Problem, wenn Sie in einem Monat die Minijobgrenze überschreiten. Wichtig ist dabei allerdings, dass es sich um ein gelegentliches (und unvorhersehbares) Überschreiten handelt.

Sonderregelung in 2020 – Überschreiten bis zu fünf Monate möglich

Bei schwankenden Entgelten: Jahresgrenze von 5.400 €

Wenn Sie sich einen Minijobber vorstellen, der jeden Montag und Dienstag jeweils 5 Stunden arbeitet und je Stunde 10 € erhält. Dann erzielt dieser Minijobber 100 € je Woche. Durch diese festen Wochenarbeitstage kommt es im Jahresverlauf zu Monaten in denen der Minijobber 400 € verdient, es wird Monate geben in denen er 450 € verdient und es wird Monate geben in denen er sogar 500 € verdient.

Einige von Ihnen werden jetzt denken: Moment mal, wie kann er als Minijobber 500 € im Monat verdienen? Dann ist es kein Minijob mehr denn hier ist die Minijobgrenze überschritten.

Doch der Minijobber kann auch (mal) 500 € verdienen. Denn in der Jahresbetrachtung bei 52 Wochen verdient der Minijobber 5.200 € und liegt damit unter dem Jahreswert von 5.400 €. Sein regelmäßiges Entgelt beträgt nämlich nicht mehr als 450 € im Monat (5.200 € : 12 Monate = 433,33 €). Damit ist die Minijobgrenze nicht überschritten.

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Die Minijobgrenze überschreiten Sie aufgrund von Mehrarbeit

Etwas anders ist der Fall gelagert, wenn Sie kein schwankendes Entgelt bei einem Minijobber haben und aufgrund von Mehrarbeit die Minijobgrenze überschreiten. Also der Minijobber eventuell einen festen monatlichen Betrag erhält und dann aufgrund von Mehrarbeit (Überstunden) über der Minijobgrenze liegt.

Beispiel:

Ein Minijobber verdient monatlich 400 €. Aufgrund von Mehrarbeit liegt sein Novemberentgelt bei 600 €.

Auch hier können Sie wieder die Jahresbetrachtung anstellen und prüfen, ob mit dem Novembergehalt die Jahresgrenze von 5.400 € überschritten wird. Da dies in diesem Beispiel nicht der Fall ist, bleibt der Minijobberstatus erhalten, obwohl Sie die Minijobgrenze überschreiten.

Minijobgrenze überschreiten: Mehr als 5.400 € gefährdet den Minijob

Problematisch wird es hingegen, wenn der Jahresverdienst 5.400 € übersteigt und Sie damit auch die Jahres-Minijobgrenze überschreiten.

Beispiel:

Ein Minijobber verdient monatlich 450 €. Aufgrund von Mehrarbeit erhält er im November 600 €.

Damit ist die Jahres-Minijobgrenze überschritten und es liegt grds. ein versicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vor.

Das muss aber nicht sein. Denn Sie wissen, wie Sie dieses Problem lösen können.

Sie können nämlich auch die Jahres-Minijobgrenze überschreiten. Allerdings müssen Sie einen plausiblen Grund für das Überschreiten der Grenze vorlegen können. Das heißt hier sollten Sie eine schlüssige Begründung in den Lohnunterlagen ablegen, damit im Rahmen einer Betriebsprüfung diese Fragestellung des Betriebsprüfers gekontert werden kann.

Ein Überschreiten der Jahresgrenze von 5.400 € ist zulässig, wenn es sich um ein plötzliches und unvorhersehbares Überschreiten handelt. Dieses liegt vor, wenn bei Ihrer Prognose für die Ermittlung des regelmäßigen Entgelts (objektiv) nicht vorhersehbar, dass es zu einem Überschreiten der Minijobgrenze kommt.

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Das Paradebeispiel dafür ist eine Krankheitsvertretung eines anderen Minijobbers. Das heißt, wenn Sie nachweisen können, dass der höhere Verdienst aufgrund von Mehrarbeit wegen einer Krankheitsvertretung entstanden ist, dann haben Sie in einer Betriebsprüfung gute Karten.

Führen Sie deshalb einen entsprechenden Nachweis in den Lohnunterlagen, wie beispielsweise die Kopie der Krankmeldung des erkrankten Arbeitnehmers.

Sie können dreimal die Minijobgrenze überschreiten

Wenn Sie einen solches (Krankheitsvertretungs-)Nachweis führen können, dann darf der Minijobber innerhalb eines Jahres drei Kalendermonate (Abrechnungsmonate) die Minijobgrenze überschreiten, ohne dass er seinen Minijobberstatus einbüßt.

Es ist dann auch belanglos, dass durch diese Überschreitungen Sie die Jahres-Minijobgrenze überschreiten. Wichtig ist nur, dass es sich um ein plötzliches und unvorhersehbares Überschreiten handelt.

Sorgen Sie daher dafür, dass Sie für Überschreitungen der Minijobgrenze stets eine Kopie eines erkrankten Arbeitnehmers, den der Minijobber vertreten musste, in den Lohnunterlagen ablegen.

Wichtiger Hinweis im Jahr 2020 sind die Überschreitungsmöglichkeiten ausgeweitet worden. Dann ist sogar ein fünfmaliges Überschreiten möglich

Vorsicht Minijobgrenze überschreiten: Schwankende Entgelte

Bei Minijobber, bei denen Sie von vornherein (bei Ihrer Prognose) unterstellen, dass die Minijobber ab und an die Minijobgrenze überschreiten, weil sie schwankende Entgelt haben, dürfen nicht in diese Betrachtung einbezogen werden. Denn bei diesen unterstellen Sie von vornherein, dass sie die monatliche Minijobgrenze überschreiten. Sie stellen also von vornherein nicht auf die Monats-Minijobgrenze ab, sondern auf die Jahres-Minijobgrenze.

Daher ist in diesen Fällen, Minijobber mit schwankenden Entgelten, die Möglichkeit des plötzlichen Überschreitens quasi ausgeschlossen.

Pflegen Sie die Lohnunterlagen, wenn Sie die Minijobgrenze überschreiten

Wichtig im Rahmen einer Betriebsprüfung ist es immer die passenden Argumente auf die Prüferfragen parat zu haben. Sorgen Sie daher rechtzeitig vor und machen Sie sich Aktennotizen, wenn Ihre Minijobber die Minijobgrenze überschreiten und legen Sie idealerweise auch die Kopie der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eines anderen Arbeitnehmers dazu ab.

Minijobgrenze überschreiten: Urlaubsvertretungen sind nicht unvorhersehbar

Denken Sie auch daran, dass ein plötzliches unvorhersehbares Ereignis nicht eintritt, wenn Mehrarbeit und damit ein höherer Verdienst aufgrund einer Urlaubsvertretung zustande gekommen ist. Urlaub (auch für Minijobber) ist planbar und damit vorhersehbar!

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