So versteuern Sie Ihre Minijobs clever im Lohnbüro

Vielfach werden die Minijobber von den Lohnbüros immer mit 2 % pauschalversteuert. Doch tatsächlich ist auch die Versteuerung nach der individuellen Steuerklasse für Ihre Minijobber möglich. Der folgende Beitrag beleuchtet die Versteuerung von 450-€-Kräften genauer. Denn in vielen Fällen kann die individuelle Besteuerung nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) eine bessere – weil günstigere – Option sein.

Bei Pauschalversteuerung des Minijobbers keine ELStAM abrufen

Zunächst aber einmal ein Blick auf die rechtlichen Begebenheiten. Es gilt der Grundsatz, dass Arbeitnehmer nach der jeweiligen Steuerklasse im Lohnbüro zu versteuern sind. Das gilt auch für Ihre Minijobber. Das heißt Sie können für Ihre Minijobber grundsätzlich auch die ELStAM abrufen.


Sonderregelung: 2 % Pauschsteuer bei Minijobbern

Die Versteuerung nach der 2-prozentigen Pauschsteuer ist dagegen eine Sonderregelung. Diese pauschale Versteuerung kann nämlich nur erfolgen, wenn pauschale Arbeitgeberbeiträge zur Rentenversicherung gezahlt werden. Da dies für nahezu alle Minijobber gilt, können diese auch mit der (vermeintlich günstigen Pauschsteuer) abgerechnet werden.

Das gilt auch, wenn der Minijobber rentenversicherungspflichtig ist, also keine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht beantragt hat. Denn obwohl volle Rentenversicherungspflicht vorliegt und insgesamt auch der Gesamtbeitrag zur Rentenversicherung anfällt, muss der Arbeitgeber ja dennoch die pauschalen Arbeitgeberbeiträge zur Rentenversicherung (15 %) vom tatsächlichen Entgelt zahlen.

Die 2-prozentige Pauschsteuer kann also bei Minijobbern im Grunde immer verwendet werden. Das bedeutet aber auch, dass sie unabhängig von den persönlichen (steuerlichen) Begebenheiten anfällt. Das ist nämlich der Nachteil bei einer „pauschalen“ Versteuerung.

Diese Pauschsteuer wird in aller Regel durch den Arbeitgeber getragen, also ist es für den Minijobber selbst ohne finanzielle Auswirkung. Als Arbeitgeber kann diese „günstige“ Pauschsteuer jedoch mit zunehmender Anzahl von Minijobbern durchaus eine zu berücksichtigende Kostengröße sein, wenn die Pauschsteuer durch den Arbeitgeber getragen werden muss.

Daher sollten Sie im Lohnbüro wissen, dass die 2 %-Pauschsteuer nicht zwingend vom Arbeitgeber zu tragen ist. Vielmehr kann diese auch auf den Minijobber „abgewälzt“ werden. Wird dies gemacht, so trägt der Minijobber die Pauschsteuer und sein Nettoentgelt wird entsprechend gemindert.

Die individuelle Steuerklasse (die ELStAM) berücksichtigen hingegen die persönlichen Steuerbegebenheiten des Minijobbers. Das kann den Vorteil haben, dass vielfach keine Steuern gezahlt werden müssen oder die gezahlten Steuern im Rahmen der Einkommensteuererklärung erstattet werden.


Beispiel:

Ein Minijobber verdient monatlich 300 €.

Wird die Pauschalversteuerung mit 2 % genutzt, so fallen 6 € Pauschsteuer an.

In den Steuerklassen I bis IV fallen hingegen gar keine Steuern an, also 0 €.


Sie sehen, dass es durchaus lohnend sein kann sich den Einzelfall einmal genauer anzusehen. Oft ist die Besteuerung nach der individuellen Steuerklasse nämlich die günstigere Alternative.

Gerade wenn Ihre Minijobber noch Schüler oder Studenten sind, können Sie in aller Regel mit Steuerklasse I abgerechnet werden, so dass bei diesen Personen der Abruf der ELStAM und Abführung der Steuern über die Lohnsteueranmeldung auch im Minijob absolut sinnvoll ist.

Sofern der Minijobber jedoch in Steuerklasse V oder VI zu versteuern ist, sollten Sie natürlich die günstigere Pauschversteuerung mit 2 % nutzen.

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Das sind die ELStAM

Was früher Sie in der Lohnabrechnung die Lohnsteuerkarten oder die Ersatzbescheinigungen auf Papier waren, sind seit 2013 die ELStAM. Inhaltlich entsprechen die ELStAM den Steuerabzugsmerkmalen auf der Lohnsteuerkarte. Daher wird für das ELStAM-Verfahren häufig auch der Begriff „elektronische Lohnsteuerkarte“ verwendet.

Konkret handelt es sich bei den ELStAM um folgende Informationen:

  • die Lohnsteuerklasse und ein eventuell anzuwendender Faktor bei Steuerklasse IV
  • die Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen
  • Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag
  • die für den Kirchensteuerabzug erforderlichen Merkmale (Konfessionszugehörigkeit)

Später (gefühlt irgendwann) sollen im Rahmen des ELStAM-Verfahrens auch Angaben zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung an Sie im Lohnbüro gemeldet werden. Doch diese Informationen erhalten Sie erst, wenn das Verfahren dahingehend von der Finanzverwaltung erweitert ist (derzeit noch nicht der Fall; Stand: Oktober 2017).

Momentan erhalten Sie „nur“ die eingangs genannten Daten. Wenn Sie die ELStAM abgerufen haben, müssen Sie diese grundsätzlich auch für die Lohnabrechnung verwenden.

Diese Daten brauchen Sie für den ELStAM-Abruf von Ihren Minijobbern

Für den Abruf derr ELStAM-Daten benötigen Sie von Ihren steuerpflichtigen Minijobbern einige Informationen. Nur wenn Ihnen diese vollständig vorliegen, können Sie überhaupt die ELStAM-Daten abrufen.

Für den ELStAM-Abruf senden Sie an den Finanzamtsserver über Ihre Lohnsoftware folgende Daten der Arbeitnehmer, um die ELStAM zu bekommen:

Nur wenn Sie diese Daten vollständig übermitteln, erhalten Sie die Steuerdaten vom Elster-Server.

Das können Sie tun, wenn die Steuer-ID fehlt

Problematisch wird es im Lohnbüro, wenn Ihnen die Daten der Arbeitnehmer nicht vollständig vorliegen. Denn Sie können dann den ELStAM-Abruf nicht durchführen.

Legt Ihnen ein Mitarbeiter beispielsweise keine Steuer-Identifikationsnummer (IdNr.) vor, so können Sie die ELStAM-Daten nicht abrufen. Der Minijobber muss Ihnen zum Beschäftigungsbeginn für den ELStAM-Abruf das Geburtsdatum und seine IdNr. nennen und Ihnen mitteilen, ob es sich um ein Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis handelt. Nur mit diesen Informationen können Sie die ELStAM des neuen Mitarbeiters elektronisch abrufen und für die Lohnsteuerberechnung nutzen.

Legt Ihnen der Arbeitnehmer die Daten nicht vor, können Sie die Steuerdaten des Arbeitnehmers nicht abrufen. Das entspricht der „Nichtvorlage“ der Lohnsteuerkarte. Sie rechnen den Mitarbeiter daher mit Steuerklasse VI ab.

Praxis-Tipp: Verwenden Sie niemals eine Steuerklasse nur aufgrund einer mündlichen Zusage des Arbeitnehmers. Liegen Ihnen keine ELStAM-Daten vor, rechnen Sie mit der teuren Steuerklasse VI ab.

Keine Steuer-ID – Lösungsvorschläge

Bevor Sie jedoch mit Steuerklasse VI abrechnen, sollten Sie Ihren Mitarbeiter dazu auffordern die fehlenden Daten umgehend nachzuliefern. So findet sich die Steuer-ID beispielsweise auf den Lohnabrechnungen (des letzten Arbeitgebers) oder auf der letzten Steuererklärung.

Hilft dies dem Arbeitnehmer nicht weiter, so können Sie oder der Arbeitnehmer im Internet auch für den Arbeitnehmer die Daten erneut anfordern. Bedenken Sie dabei aber, dass die Daten direkt an den Arbeitnehmer und nicht an den Arbeitgeber/das Lohnbüro gesendet werden. Ihr Arbeitnehmer muss Ihnen also das Schreiben mit der Steuer-ID aushändigen, wenn er es vorliegen hat.

Die IdNr. können Sie direkt hier anfordern.

Steuer-ID anfordern

Übrigens: Künftig soll auch ein Online-Abruf für die Betriebe bei der Finanzverwaltung eingerichtet werden, um fehlende Steuer-IDs anfordern zu können. Allerdings ist dieses derzeit noch nicht möglich (Stand Mai 2017).

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5 thoughts on “So versteuern Sie Ihre Minijobs clever im Lohnbüro

  1. […] Aus steuerlicher Sicht kommt es beim Arbeitnehmer auf den Einzelfall an. Hat der Arbeitnehmer bislang keine Steuern gezahlt, da er mit 2 % pauschalversteuert war, kommt es mit dem Überschreiten der Minijobgrenze zur individuellen Steuerpflicht, also der Besteuerung des Arbeitseinkommens nach den individuellen Lohnsteuermerkmalen des Arbeitnehmers (ELStAM). In den Steuerklasse I bis IV ist dies bis zu einem Monatsverdienst von 1.000 € im Jahr 2017 problemlos, da keine Lohnsteuer anfällt. […]

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