Elektronischer Lohnnachweis muss auch Ihre Minijobber enthalten

Für 2016 muss erstmalig ein elektronischer Lohnnachweis zur Unfallversicherung versendet werden. In diesem neuen elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung sind auch die Entgelte und Arbeitsstunden Ihrer Minijobber und kurzfristigen Aushilfen zu melden.

Elektronischer Lohnnachweis noch kein Ersatz für Papier-Lohnnachweis

Nachdem seit mehreren Jahren erfolglos versucht wurde einen elektronischen Lohnnachweis zu konzipieren, der auch tatsächlich von der Unfallversicherung (Berufsgenossenschaften und Unfallkassen) verarbeitet werden kann, ist seit 1.1.2017 ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren in Kraft.

Allerdings müssen Sie das bisherige Papierverfahren bzw. die manuelle Eingabe der Lohnnachweisdaten auf der Internetseite Ihrer Berufsgenossenschaft auch noch für die nächsten zwei Jahre zusätzlich durchführen.

Diese zweijährige Testphase dient dazu zu prüfen, ob die Unfallversicherung nun ein elektronisches Verfahren hat, das praxistauglich ist. Die bislang gemeldeten Unfallversicherungsdaten der Jahre 2009 bis 2015 als Anhang der Sozialversicherungsmeldungen, können nämlich oftmals nicht genutzt werden. Die Arbeit der Betriebe, diese UV-Daten zu melden, war somit quasi für die Katz. Deshalb hat der Gesetzgeber dem neuen Verfahren „elektronischer Lohnnachweis“ zwei Jahre Probezeit verordnet.

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Ihnen im Lohnbüro hilft dies allerdings wenig, Sie müssen (wie so oft) doppelte Arbeit für Versäumnisse anderer leisten und den elektronischen Lohnnachweis und zusätzlich noch den Papierlohnnachweis für 2016 und 2017 erstellen.

Elektronischer Lohnnachweis ist zu versenden

Die Lohnbüros müssen nunmehr bereits ab 2016 aus Ihrer Lohnsoftware einen elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung senden. Inhaltlich unterscheidet sich der elektronische Lohnnachweis kaum vom bisherigen Papierverfahren.

Allerdings ist für den Versand des elektronischen Lohnnachweises im Vorfeld von Ihnen im Betrieb ein Stammdatenabruf der Unfallversicherungs-Stammdaten erforderlich.

Tipp: Lesen Sie sich hierzu die Informationen Ihrer Lohnsoftwarehersteller durch. Diese können Ihnen oft konkretere Informationen als die Berufsgenossenschaften geben.

Inhalte elektronischer Lohnnachweis

Es sind also auch beim elektronischen Lohnnachweis die Summen der Arbeitsentgelte und Arbeitsstunden unterteilt nach den jeweiligen Gefahrtarifstellen (GTST) zu melden. Das gilt auch für Ihre Minijobber und kurzfristigen Aushilfen.

Die Zuordnung zu den Gefahrtarifstellen und auch die zu meldenden unfallversicherungspflichtigen Entgelte sind regelmäßig kein Problem. Denn diese sind in Ihrer Lohnsoftware hinterlegt.

Anders sieht es jedoch bei der Angabe der Arbeitsstunden im elektronischen Lohnnachweis aus. Da sich diese oftmals nicht in der Lohnsoftware, sondern der elektronischen Zeiterfassung, wenn vorhanden, befinden.

Ein Ausweg bieten die Softwarehersteller hier durch die Nutzung des Vollarbeiterrichtwertes. Dieser stellt eine „pauschale Jahresarbeitsstundenzahl“ dar, die ein Vollzeitarbeitnehmer leistet, wenn er das ganz Jahr gearbeitet hat. Der Vollarbeiterrichtwert für das Jahr 2016 beträgt 1.560 Stunden.

Für Ihre Minijobber und kurzfristigen Aushilfen können Sie ebenfalls den Vollarbeiterrichtwert nutzen. Hier setzen Sie aber natürlich nur einen anteiligen Wert an, da die Minijobber ja keine Vollzeitarbeit leisten.

Berechnungsbeispiel Vollarbeiterrichtwert 2016

Ein Minijobber arbeitet 10 Stunden je Woche. Die wöchentliche Arbeitszeit der Vollzeitarbeitnehmer beträgt 40 Stunden wöchentlich.

Anteiliger Vollarbeiterrichtwert für 2016:

10 Stunden : 40 Stunden Vollzeitarbeit x 1.560 Stunden = 390 Stunden

Elektronischer Lohnnachweis Abgabefrist beachten

Der elektronische Lohnnachweis muss bis spätestens 16.2. des Folgejahres an die Datenannahmestelle der Unfallversicherung versendet werden. Das entspricht der Abgabefrist für die UV-Jahresmeldungen.

Für den Papier-Lohnnachweis bleibt es bei der bisherigen Frist, also bis spätestens 11.2. des Folgejahres.

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Hinweis: Beachten Sie bitte auch die aktuellen Artikel zum Lohnnachweis 2017 und 2018: