Stundenaufzeichnungen beim Ferienjob

Ferienjobs werden oftmals als kurzfristige Beschäftigungen ausgeübt. Damit gehören die Ferienjobber zu den geringfügigen Beschäftigten und fällt unter die besonderen Aufzeichnungspflichten für die Arbeitszeiten.

Kurzfristige Beschäftigung und Stundenaufzeichnungen

Die kurzfristigen Beschäftigungen fallen unter eine besondere Aufzeichnungspflicht bei der Zeiterfassung. Für die geringfügig Beschäftigten schreibt das Mindestlohngesetz nämlich vor, dass die tatsächlichen Arbeitszeiten aufzuzeichnen sind (§ 17 MiLoG). Diese Sondervorschrift gilt sowohl für die kurzfristigen Aushilfsbeschäftigungen (kurzfristige Beschäftigungen) als auch für die geringfügig entlohnten Beschäftigten (450-Euro-Minijobs).

Das Mindestlohngesetz schreibt hier bereits seit 2015 vor, dass für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse die Arbeitszeiten arbeitstäglich zu dokumentieren sind. Konkret bedeutet dies für jeden Arbeitstag einer kurzfristigen Aushilfe den tatsächlichen Beginn und das tatsächliche Ende sowie die tatsächliche Arbeitsdauer zu erfassen und dokumentieren.

Beispiel:

Ein kurzfristig beschäftigter Ferienjobber arbeitet am 3.8. von 7.30 Uhr bis 12.15 Uhr ununterbrochen (ohne Pause).

Es sind die tatsächlichen Arbeitszeiten von 7.30 Uhr bis 12.15 Uhr zu erfassen/dokumentieren sowie die tatsächliche Arbeitsdauer von 4:45 Stunden.

Wichtig: Es müssen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden dokumentiert werden. Daher reicht eine Vereinbarung über den Beginn und Ende der Arbeitszeit im Arbeitsvertrag nicht aus. Die Stundenaufzeichnungen sind unter Umständen bei einer Betriebsprüfung vorzulegen.

Stundenaufzeichnungen beim Ferienjob – Pausen

Immer wieder fraglich ist, ob die Arbeitspausen auch aufzuzeichnen sind. Im Grunde ja, da so die Arbeitsintervalle ermittelt werden können. Es muss die tatsächliche Arbeitsdauer dokumentiert werden. Daher ist die Aufzeichnung der Pausen nicht explizit vorgeschrieben. Vielmehr sind die Arbeitszeitintervalle zu erfassen – daraus lassen sich dann aber die Pausen letztlich ermitteln.

Beispiel:

Ein kurzfristiger Ferienjobber arbeitet von 7.30 Uhr bis 17 Uhr. Er macht eine Frühstückspause von 9.30 Uhr bis 9:45 Uhr und eine Mittagspause von 12.30 Uhr bis 13.15 Uhr.

Rechenweg 1 (Arbeitsstunden ermitteln und Pausen abziehen):

Beginn der Arbeit 7.30 Uhr

Ende der Arbeit 17.00 Uhr

Arbeitsdauer (vorerst): 9 Stunden 30 Minuten

Pausendauer insgesamt 1 Stunde (0:15 Stunden Frühstück + 0:45 Stunden Mittag)

Tatsächliche Arbeitsdauer 8:30 Stunden

Rechenweg 2 (Arbeitsintervalle addieren):

Arbeitsintervall 1: 7.30 Uhr bis 9.30 Uhr (= 2 Stunden)

Arbeitsintervall 2: 9:45 Uhr bis 12:30 Uhr (= 2:45 Stunden)

Arbeitsintervall 3: 13.15 Uhr bis 17.00 Uhr (= 3:45 Stunden)

Arbeitsdauer: 8:30 Stunden.

Stundenaufzeichnungen beim Ferienjob – Formvorschriften

Es gibt bei den Arbeitszeitaufzeichnungen keine gesetzlichen Vorgaben zur Form. Es ist somit also dem Betrieb freigestellt in welcher Form die Arbeitszeitaufzeichnungen geführt werden. Neben den elektronischen Zeiterfassungssystemen, die in vielen Betrieben vorhanden sind, bietet sich für Minijobber und Ferienjobber aber auch der klassische Stundenzettel an.

Vielfach ist die Einrichtung und Bereitstellung eines Stempelchips oder einer Stempelkarte mit Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden, so dass es oft keinen Sinn macht die Ferienjobber oder Minijobber in die elektronische Zeiterfassung aufzunehmen.

Tipp: Einige Lohnsoftwareprodukte ermöglichen eine kostengünstige Zeiterfassung in dem Lohnprogramm. Dies kann ebenfalls eine Alternative sein.

Stundenzettel für die Stundenaufzeichnungen beim Ferienjob

Wenn Sie Papierstundenzettel für die Zeiterfassung der Ferienjobber nutzen wollen, achten Sie bitte darauf, dass diese ordentlich und zeitnah ausgefüllt werden müssen. Die Stundenaufzeichnungen müssen spätestens am siebten Tag aufgezeichnet sein. Daher sollten Sie (am besten) arbeitstäglich diese Stundenaufzeichnungen bei Ferienjobbern vorliegen haben.

Unterschrift auf dem Stundenzettel

Vorgeschrieben ist eine Unterschrift auf dem Stundenzettel des Arbeitnehmers zwar nicht. Doch erleichtert diese bei späteren Streitigkeiten vielfach die Diskussion, wenn es um die Abrechnung der Stunden geht.