Sofortmeldungen sind auch bei kurzfristigen Aushilfen Pflicht

In bestimmten Branchen verlangt der Gesetzgeber eine unverzügliche Sozialversicherungsmeldung bei Aufnahme einer neuen Beschäftigung. Das heißt, es muss eine Sofortmeldung bis spätestens zum Beschäftigungsbeginn abgegeben werden – sonst wird es teuer. Das gilt auch für Ihre kurzfristigen Aushilfen, wenn sie als Ferienjobber beschäftigt werden. Auch hier sind vor Beschäftigungsaufnahme Sofortmeldungen abzugeben.

Sofortmeldungen sind Pflicht

In den sofortmeldepflichtigen Branchen sind bei Neueinstellungen bereits vor dem Arbeitsbeginn Sofortmeldungen an die Deutsche Rentenversicherung vom Betrieb zu übermitteln. Denn in einigen Branchen (in denen der Staat Schwarzarbeit sieht) gelten für die Neueinstellung von Arbeitnehmern besondere Meldebedingungen.

Diese Sofortmeldepflicht gilt für Vollzeitarbeitnehmer, aber auch für die Einstellung von Minijobbern oder kurzfristigen Aushilfen.

Sofortmeldepflichtige Branchen

Seit 01.01.2026 sind die sofortmeldepflichtigen Branchenausgeweitet worden. So sind jetzt plattformbasierte Lieferdienste, Friseurbetriebe und die Kosmetikbranche ebenfalls sofortmeldepflichtig.

Die Sofortmeldepflicht gilt für diese Branchen:

1. Baugewerbe
2. Gaststättengewerbe und Beherbergungsgewerbe
3. Personenbeförderungsgewerbe
4. Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe einschließlich der plattformbasierten Lieferdienste (Lieferdienste seit 01.01.2026)
5. Schaustellergewerbe
6. Unternehmen der Forstwirtschaft (entfällt seit 01.01.2026)
7. Gebäudereinigungsgewerbe
8. Unternehmen, die sich am Aufbau und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
9. Seit 01.01.2026: Fleischwirtschaft mit Ausnahme des Fleischerhandwerks nach § 2 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft
   • Bis 31.12.2025: Fleischwirtschaft
10. Prostitutionsgewerbe
11. Wachgewerbe und Sicherheitsgewerbe
12. Friseur- und Kosmetikgewerbe

Sie sehen, hier sind einige Branchen dabei, die besonders häufig kurzfristige Aushilfen beschäftigen.

In den aufgeführten Branchen sind Sofortmeldungen Vorschrift, da der Gesetzgeber hier eine erhöhte Gefahr von Schwarzarbeit sieht. Durch die Abgabepflicht von Sofortmeldungen an die gesetzliche Rentenversicherung liegt den prüfenden Behörden eine Information zur Beschäftigung der Arbeitnehmer vor. Die übermittelten Daten stehen auch den Behörden der Zollverwaltung und den Prüfdiensten von Rentenversicherung und Unfallversicherungsträgern zur Verfügung. Somit haben beispielsweise die Zollprüfer auch vor Ort einen direkten Zugriff auf die gemeldeten Arbeitnehmer.

Auch wenn der ein oder andere Betrieb bei kurzfristigen Aushilfen dies etwas laxer handhabt, ist davon unbedingt abzuraten. Denn Meldeverstöße können teure Bußgelder nach sich ziehen.

Zeitpunkt der Sofortmeldung ist wichtig

Bei den Sofortmeldungen handelt es sich um eine zusätzliche Meldepflicht für die betroffenen Branchen, also für den Betrieb. Neben der regulären Anmeldung (Meldegrund „10“) zur Sozialversicherung haben die Betriebe in den sofortmeldepflichtigen Branchen zusätzlich eine Sofortmeldung erstatten. Es muss nämlich bereits vor der Aufnahme der Beschäftigung eine Sofortmeldung an die Annahmestelle der Deutschen Rentenversicherung elektronisch versendet werden.

Problematisch bei der Übermittlung der Sofortmeldung ist häufig der Zeitpunkt. Denn anders als die übrigen Sozialversicherungsmeldungen hat diese Sofortmeldung bereits vor dem Beschäftigungsbeginn bei der Deutschen Rentenversicherung zu sein.

Beginnt ein Arbeitnehmer seine Tätigkeit um 18 Uhr, dann muss die Sofortmeldung bis 18 Uhr bei der Deutschen Rentenversicherung eingetroffen sein. Spätere Sofortmeldungen, zum Beispiel am nächsten Tag um 9 Uhr, sind zu spät.

Sofortmeldung auch bei Wiedereintritt

Die Sofortmeldungen sind bei Neueinstellungen von Arbeitnehmer zu versenden. Das gilt auch, wenn Sie Arbeitnehmer wieder einstellen (Wiedereintritt), also es sich um einen Arbeitnehmer handelt, der bereits schon einmal bei Ihnen im Betrieb beschäftigt war.

Auch für diese Minijobber und kurzfristigen Aushilfen ist vor Wiedereintritt in die Beschäftigung (erneut) eine Sofortmeldung abzugeben. Die alte Sofortmeldung aus dem ersten Beschäftigungsverhältnis zählt hier nicht mehr.

Inhalte einer Sofortmeldung

Die Sofortmeldung ist mit den folgenden Angaben zu erstellen und zu übersenden:

• Zu- und Vorname des Arbeitnehmers,
• Versicherungsnummer; sofern die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers nicht vorliegt Geburtsangaben (Datum und Ort), und Anschrift,
• Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes,
• Tag der Beschäftigungsaufnahme.

Sofortmeldungen mit Abgabegrund „20“

Die Sofortmeldungen sind mit dem besonderen Anmeldegrund „20“ an die Deutsche Rentenversicherung zu versenden. Die Erstattung der regulären Anmeldung mit Grund „10“ hat weiterhin zu erfolgen und wird nicht duech die Sofortmeldung ersetzt.

Beispiel:

Ein e kurzfristige Aushilfe arbeitet in den Sommerferien befristet vom 29.06.2026 bis 31.07.2026 als Servicekraft in einem Gastronomiebetrieb.

Die Sofortmeldung mit Grund „20“ ist spätestens bis 29.06.2026 (vor) Beschäftigungsbeginn zu erstatten

Zusätzlich ist innerhalb der Meldefrist (in der Regel mit der nächsten Entgeltabrechnung) auch noch die reguläre Anmeldung mit Grund „10“ zu erstatten.

Wichtig: Ausweispapiere sind mitzuführen

Neben der Sofortmeldepflicht sind die Beschäftigten auch verpflichtet die Ausweispapiere (Lichtbildausweis) stets mit sich zu führen (§ 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz). Wird dagegen verstoßen, kann dies bis zu 5.000 Euro Bußgeld bedeuten.

Wichtig: Als Arbeitgeber müssen Sie die Arbeitnehmer auf diese Mitführungspflicht hinweisen.