Arbeitszeitaufzeichnungen – ein Muss für Minijobber

Die Aufzeichnung der Arbeitszeiten ist bei Minijobbern eine absolute Notwendigkeit. Viele Betriebe vernachlässigen aber genau diese Arbeitszeitaufzeichnungen sträflich bei ihren Minijobbern. Das führt in den durchgeführten Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger regelmäßig zu Beanstandungen durch die Prüfer. Das führt dann oft zu Nachzahlungen, die unnötig sind.

Grundsätzliches zur Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten

Wenn Sie sich die rechtlichen Grundlagen für die Arbeitszeitaufzeichnungen ansehen, fällt mir zuerst das Arbeitszeitgesetz ein. Das Arbeitszeitgesetz behandelt die Regelungen für die zulässigen Arbeitszeiten der Arbeitnehmer.

Zu den Aufzeichnungspflichten des Betriebes über die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer ist hiernach vorgeschrieben die Arbeitszeiten (aller) Arbeitnehmer aufzuzeichnen und für zwei Jahre aufzubewahren, die über die werktäglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen. Das bedeutet, dass Sie im Betrieb im Grunde bei Überstunden diese Überstunden aufzeichnen müssen. Das gilt nicht nur für Ihre Minijobber, sondern auch für alle anderen Arbeitnehmer (§ 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz).

Übrigens: Zeichnen Sie die Arbeitszeiten nicht auf, obwohl das Arbeitszeitgesetz es vorschreibt, kann eine Geldbuße von bis zu 15.000 € fällig werden. Das steht in § 22 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz.

Wichtiger Hinweis: Auch wenn gesetzlich noch nicht umgesetzt – künftig sind alle Arbeitszeiten für alle Arbeitnehmer aufzuzeichnen.

So richtig viel gibt das Arbeitszeitgesetz für die Arbeitszeitaufzeichnungspflicht bei Minijobbern zunächst erst einmal nicht her. Den vielfach sind diese werktäglichen Arbeitszeiten für die Minijobber gar nicht vereinbart, so dass es hier schwerfällt festzustellen, ob die werktägliche Arbeitszeit tatsächlich überschritten worden ist.

Aufzeichnungspflicht: Spezialvorschriften für Minijobber müssen Sie kennen

Der Gesetzgeber hat aber durch andere Vorschriften dafür gesorgt, dass eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeiten für Minijobber besteht. Dazu schauen Sie einfach einmal in das Mindestlohngesetz. Hier steht nämlich eindeutig, dass für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse die Arbeitszeiten aufzuzeichnen sind.

Zwar heißt es dort natürlich nicht Minijobs gesprochen, sondern von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Aber genau in diesem Paragraphen sind die Minijobs definiert.

Was bedeutet das nun für Sie in den Betrieben. Ganz einfach: Sie müssen für Ihre Minijobber und auch für Ihre kurzfristigen Aushilfen, wie beispielsweise die Ferienjobber in den Sommermonaten, die Arbeitszeiten aufzeichnen.

Mindestlohngesetz

§ 17 MiloG: Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

(1) Ein Arbeitgeber, der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach § 8 Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (MINIJOBS) oder in den in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren. Satz 1 gilt entsprechend für einen Entleiher, dem ein Verleiher eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer oder mehrere Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer zur Arbeitsleistung in einem der in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Wirtschaftszweige überlässt. Satz 1 gilt nicht für Beschäftigungsverhältnisse nach § 8a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch.

……

Anzeige: DATALINE Lohnsoftware für kleine und mittlere Unternehmen – die Lohnsoftware – kostenlos testen

Diese Arbeitszeiten müssen Sie aufzeichnen

Für die Minijobber müssen Sie den tatsächlichen Beginn, die Dauer und das Ende arbeitstäglich aufzeichnen. Es genügt dabei nicht im Arbeitsvertrag die Arbeitszeit zu regeln und sich dann bei einer Prüfung darauf zu berufen. Sie müssen die tatsächlichen Arbeitszeiten konkret aufzeichnen.

Wie Sie diese Arbeitszeiten aufzeichnen ist aber Ihnen überlassen. Es ist also keine besondere Form erforderlich, so dass es also keine elektronische Zeiterfassung sein muss. Es genügt also auch ein „Stundenzettel“ aus dem Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit ersichtlich sind.

Aber mit der Vorschrift im Mindestlohngesetz ist es noch nicht genug. Denn auch in den Geringfügigkeitsrichtlinien, also den „Erläuterungen der Sozialversicherungsträger zu den Minijobs“ ist auch noch einmal schriftlich verbrieft, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen Teil der prüfungsrelevanten Entgeltunterlagen bei den Minijobbern sind. Böse Zungen könnten hier sagen, dass sich die staatlichen Stellen hierbei gedacht haben, doppelt hält besser.

Für den Betrieb bleibt also keine Chance, die Arbeitszeit-Aufzeichnungspflicht zu umgehen. Es gilt also in den sauren Apfel zu beißen und die Arbeitszeiten der Minijobber und kurzfristigen Aushilfen penibel zu dokumentieren.

Arbeitszeiten auch für Familien-Minijobber dokumentieren

In diesem Zusammenhang taucht in meinen Gesprächen mit Lohnabrechnern immer wieder die Frage nach der Arbeitszeitaufzeichnungspflicht bei der Beschäftigung von Familienangehörigen auf. Diese Familienangehörigen sind zwar nach dem Mindestlohngesetz nicht aufzeichnungspflichtig, doch gilt diese Ausnahmeregelung nicht, wenn es sich um Familienangehörige in einem Minijob handelt. Die Aufzeichnungspflicht aufgrund des Mindestlohngesetzes entfällt dann zwar, aber die Geringfügigkeitsrichtlinien machen hier für die beschäftigten Familienmitglieder im Minijob leider keine Ausnahme.

So nutzen Sie den Stundenzettel für Minijobs richtig

Gerade für Ihre Minijobber ist es wichtig, die Arbeitszeitaufzeichnungen, also die Stundenzettel bei der Hand zu haben, wenn der Zoll oder die Betriebsprüfer der Sozialversicherung vorbeischauen. Denn ohne diese Aufzeichnungen verstoßen Sie gleich doppelt gegen geltendes Recht. Einmal gegen die Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz und dann auch noch gegen die Geringfügigkeitsrichtlinien. Natürlich können Sie auch eine elektronische Zeiterfassung für Ihre Minijobber nutzen, um die Arbeitszeitaufzeichnungen zu dokumentieren.

Wer muss den Stundenzettel führen

Nachweispflichtig bei einer Prüfung ist der Betrieb. Die Führung der Stundenzettel kann aber – und das ist die Regel -durch den Minijobber selbst durchgeführt werden. Sie müssen aber dafür sorgen, dass Sie im Betrieb die Arbeitszeitaufzeichnungen zeitnah – das heißt spätestens sieben Tage nach der tatsächlichen Arbeitsleistung – zur Verfügung haben.

Falls Sie eine elektronische Zeiterfassung auch für Ihre Minijobber haben, sollte dies kein Problem sein. Sofern Ihre Minijobber aber nicht in der elektronischen Zeiterfassung geführt werden, sollten Sie manuelle Stundenzettel führen (lassen) und diese regelmäßig einsammeln.

Auch wenn laut Mindestlohngesetz die Vorgabe besteht spätestens nach sieben Tagen die Stundenzettel parat zu haben, hat es sich in den meisten Betrieben etabliert, die Stundenzettel monatlich (zur Lohnabrechnung) einzusammeln.

Aufbewahrungspflicht der Arbeitszeitnachweise

Die Stundenzettel müssen Sie nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitszeitgesetz grundsätzlich zwei Jahre aufbewahren. Ich empfehle Ihnen aber eine längere Aufbewahrungspflicht. Denn die Sozialversicherung kann vier Jahre rückwirkend prüfen und hat ebenfalls einen Anspruch auf die Zeitnachweise.

Unterschrift auf die Stundenzettel?

Immer wieder bekomme ich die Frage gestellt, ob die Arbeitszeitnachweise vom Arbeitnehmer unterschrieben werden müssen. Eine gesetzliche Vorschrift dafür gibt es zwar nicht.

ABER: Unterschreibt der Minijobber den Stundennachweis, dann bestätigt er ja auch, dass er in dem Monat nur diese Stunden gearbeitet hat. Das kann im Streitfall eine nützliche Hilfe sein, denn oft werden in Kündigungsprozessen seitens der Arbeitnehmer gern auch Argumente angeführt, dass der Betrieb „zu wenig“ Stunden ausgezahlt hat und diese zum Ende des Arbeitsverhältnisses nun noch auszuzahlen sind. Sie sehen, dann kann eine Unterschrift auf dem Arbeitszeitnachweis ein nützlicher Trumpf sein.

Arbeitszeiten nacherfassen – Vorsicht ist besser als Nachsicht

Einige von Ihnen kommen jetzt vielleicht auf die Idee, die Stundenaufzeichnungen „nachzuerfassen“. Frei nach dem Motto: „Einen Beleg zu machen ist nicht schwer. Gib mir Papier, dann zeig ich´s her.“

Hier muss natürlich jeder selbst entscheiden, ob er diesen Weg gehen will/muss. Falls Sie diese Nacherfassung ins Auge fassen, bedenken Sie bitte folgende Punkt:

• Ist an den Tagen auch tatsächlich im Betrieb gearbeitet worden,
• War der Arbeitnehmer krankgeschrieben,
• War der Arbeitnehmer im Urlaub,
• Wie hoch waren die abgerechneten Stunden in dem Monat,
• gibt es andere Systeme im Betrieb, die Arbeitnehmerdaten erfassen, zum Beispiel Kassensysteme mit personalisiertem Login, Dienst-/Einsatzpläne, Quittungen bei der Warenannahme/-ausgabe…

Sie sehen an diesen Beispielen, dass es bei der Manipulation der Zeiterfassung einige Hürden zu überwinden gibt. Seien Sie also im Falle eines Falles auf der Hut.