Werkstudent oder Minijob – eine Entscheidungshilfe

Ab Oktober beginnen wieder viele Schulabgänger ein Studium. Mit dem Beginn des Studiums beginnt dann für viele Studenten ein ganz neuer Lebensabschnitt. Teilweise ziehen sie in eine neue Stadt oder verlassen das Elternhaus, um auf eigenen Beinen zu stehen und auch auf eigene Rechnung zu leben.

Für viele heißt dieser neue Lebensabschnitt aber auch die Aufnahme eines Studentenjobs. Denn das Leben auf eigenen Beinen hat zwar viele gute Seiten, kostet in der Regel aber auch Geld. Daher strömen jetzt wieder die Studenten in die Betriebe, um etwas Geld neben dem Studium zu verdienen.

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Häufige Kurzerkrankungen rechtfertigen keine krankheitsbedingte Kündigung

Herbstzeit ist oft auch Erkältungszeit. Wenn Arbeitnehmer aufgrund einer Erkrankung zu Hause bleiben müssen, ist dies für den Betrieb immer ein Problem. Denn der fehlende Arbeitnehmer muss ersetzt werden, Termine müssen koordiniert werden und so mancher Arbeitsgang stockt, da andere Kollegen eventuell wichtige Arbeiten des erkrankten Kollegen übernehmen müssen. Ärgerlich ist es, wenn sich die Kurzerkrankungen einiger Arbeitnehmer häufen.

Sofern diese Kurzerkrankungen nicht regelmäßig den Betriebsablauf stören, ist es für die meisten Betriebe sicher kein Problem krankheitsbedingte Fehlzeiten der Arbeitnehmer abzufedern. Kann sich ein Betrieb nämlich auf den Arbeitnehmer verlassen, dann sollte es kein Problem sein den Arbeitnehmer im Krankheitsfall ausreichend Erholungszeit zu gewähren.

Anders sieht es dagegen aus, wenn ein Mitarbeiter ständig aufgrund von Kurzerkrankungen der Arbeit fernbleibt. Dies kann ein echtes Ärgernis werden und viele Arbeitgeber überlegen, sich von diesem Arbeitnehmer zu trennen. Doch das ist leichter gedacht als getan.

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Überstundenzuschläge bei Minijobbern richtig umsetzen

Haben Sie Minijobber (Teilzeitbeschäftigte) in Ihrem Betrieb, stellt sich oft die Frage, wie diese bei zusätzlichen Zahlungen, wie Zuschläge, in der Lohnabrechnung zu behandeln sind. Das Gesetz sieht dabei vor, dass Teilzeitbeschäftigte (das sind ja schließlich Ihre Minijobber) wegen der Teilzeitarbeit grundsätzlich nicht schlechter behandelt werden dürfen als vergleichbare Vollzeitbeschäftigte. Doch wie kann diese Forderung bei Überstundenzuschlägen bei Minijobbern konkret umgesetzt werden?

Grundsätzliches zu Überstundenzuschlägen

Zunächst stellen sich vielleicht viele die Frage, ob Überstundenzuschläge überhaupt gezahlt werden müssen. Im Grunde sind Überstundenzuschläge nicht notwendigerweise zu zahlen. Es genügt daher, wenn für Überstunden der normale Stundenlohn gezahlt oder ein entsprechender Freizeitausgleich gewährt wird.

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Passen Sie die Arbeitsverträge für Ihre neuen Minijobber an

Eine Gesetzesänderung, die eigentlich die Regelungen für AGBs betrifft, hat auch unmittelbare Auswirkungen auf einen Arbeitsvertrag. Es geht dabei um eine Erleichterung für Verbraucher. Der Gesetzgeber hat beschlossen, dass das sogenannte Schriftformerfordernis ab 1.10.2016 zu entschärfen, sodass nun in vielen Fällen die einfache Textform bei Vertragsangelegenheiten genügt.

Das hat für viele Mustervorlagen für Arbeitsverträge, die bestimmt auch in Ihrem Betrieb zum Einsatz kommen, erhebliche Auswirkungen. Daher sollten Sie diese Musterarbeitsverträge unverzüglich aktualisieren, um nicht „unwirksame Klauseln“ zu vereinbaren.

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So können Sie dauerhaft Rahmenvereinbarungen treffen und trotzdem kurzfristig beschäftigen

Wenn Sie kurzfristige Aushilfen mit einer Rahmenvereinbarung beschäftigen, gilt der Grundsatz, nach 12 Monaten Arbeitsverhältnis eine mindestens 2-monatige Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses zu erwirken. Ohne diese Unterbrechung, sind nämlich die Sozialversicherungsprüfer schnell dabei und kreieren eine teure versicherungspflichtige Beschäftigung aus der „versicherungsfreien kurzfristigen Aushilfstätigkeit“. Wenn Sie ein BSG-Urteil kennen, haben Sie aber auch noch eine andere günstigere Möglichkeit, wie Sie in diesem Beitrag lesen.

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Mit einem Fahrtkostenzuschuss legal die 450-€-Grenze überschreiten

Sie kennen sicher auch das Problem, dass Sie manchem Minijobber gern ein höheres Entgelt zahlen würden, wenn Ihnen nicht die Minijobgrenze in Höhe von 450 € einen Strich durch die Rechnung machen würde. Deshalb ist es immer gut zu wissen, wie Sie Ihren Minijobbern und Aushilfen zusätzliche Zahlungen gewähren können, ohne dass die Hälfte Ihrer Zahlungen vom Staat kassiert wird. Die Lösung können hier pauschalversteuerte Lohnarten sein, wie beispielweise der pauschalversteuerte Fahrtkostenzuschuss.

Der Arbeitgeber kann für bestimmte Arbeitslohnbestandteile (Lohnarten) anstelle der individuellen Besteuerung der Person eine pauschalierte Lohnsteuer abführen. Diese Pauschalversteuerung führt dazu, dass kein steuer- und beitragsrechtliches Arbeitsentgelt vorliegt. Damit bleiben diese Lohnbestandteile bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung des Minijobbers außer Betracht. So kann das Entgelt Ihres Minijobbers die 450-€-Grenze überschreiten, ohne dass der Arbeitnehmer seinen Minijobberstatus verliert.

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Das können Sie tun, wenn die Minijob-Zentrale dem Befreiungsantrag widerspricht

Die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobbern entspricht dem Regelfall. Denn nur wenige Minijobber wollen von ihrem Lohn noch Eigenanteile an die Rentenversicherung zahlen. Der Befreiungsantrag ist schnell gestellt, aber was können Sie im Lohnbüro tun, wenn die Minijob-Zentrale dem Befreiungsantrag widerspricht. Dieser Artikel zeigt Ihnen Lösungsansätze, um die berühmte Kuh vom Eis zu bekommen.

Gründe für Widerspruch des Befreiungsantrags zur Rentenversicherung

Zunächst stellt sich die Frage, in welchen Fällen die Minijob-Zentrale einem Befreiungsantrag von der Rentenversicherungspflicht überhaupt widersprechen kann.

Hier gibt es folgende mögliche Fallkonstellationen:

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Keine Entgeltfortzahlung für neue Minijobber

Die ersten Arbeitstage bei Minijobber sind besonders wichtig. Denn hier entscheidet sich bereits, ob Sie den Minijobber im Betrieb gebrauchen können oder nicht. Leider gibt es bekanntlich unter den Minijobbern nicht nur „tolle Arbeitnehmer“, sondern leider auch oft genug faule Eier. Daher ist es besonders ärgerlich, wenn ein neuer Minijobber kurz nach Beginn des Arbeitsverhältnisses einen gelben Schein bei Ihnen einreicht.

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Lohnabrechnung von Altersvollrentnern im Minijob

Fast jeder 8. Minijobber ist über 65 Jahre. Damit nehmen die Rentner einen großen Teil der knapp 6,7 Millionen Minijobber in Deutschland ein. Im Rahmen der Lohnabrechnung kommt es dabei immer wieder zu Fragen, wie die Altersvollrentner im Minijob zu behandeln sind und ob es Besonderheiten zu beachten gilt.

Die Antwort ist ein klares JA. Natürlich gibt es auch hier wieder einige Besonderheiten, die Sie im Lohnbüro kennen sollten. Aber ich kann Sie an dieser Stelle beruhigen, so schlimm wie es sich vielleicht anhört ist es nicht.

Zunächst einmal müssen Sie bei der Einstellung bzw. der Abrechnung der Altersvollrentner im Minijob prüfen, ob es sich überhaupt um einen Minijob handelt. Her gehen Sie (wie bei allen anderen Arbeitnehmern) auch vor.

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So rechtfertigen Sie das Überschreiten der Minijobgrenze

In einem Minijob kann man regelmäßig bis zu 450 € im Monat verdienen, ohne dass die Minijobgrenze in Gefahr gerät. Doch was passiert, wenn die Minijobgrenze überschritten wird? Vor dieser Frage stehen viele Lohnbüros, wenn sie eine Stundenabrechnung eines Minijobbers erhalten und der Verdienst auf einmal die 450-€-Grenze überschreitet? Ich zeige Ihnen in diesem Artikel ein paar Möglichkeiten auf, wie Sie das Überschreiten der Minijobgrenze rechtfertigen können.

Dauerhaftes Überschreiten beendet den Minijob

Zunächst muss einmal geschaut werden, aus welchem Grund die Minijobgrenze überschritten wird. Liegt eine dauerhafte Überschreitung der 450-€-Grenze vor, beispielsweise aufgrund einer Lohnerhöhung, dann gilt ab dem Zeitpunkt der dauerhaften Überschreitung, dass kein Minijob mehr vorliegt.


Beispiel:

Ein Minijobber arbeitet 45 Stunden im Monat und erhält einen Stundenlohn von 10 € (= 450 € im Monat). Ab 1.10. erhält er aufgrund einer Tariferhöhung bei gleicher Stundenzahl 11 € je Stunde.

Da ab 1.10. der Verdienst dauerhaft auf mehr als 450 € ansteigt, liegt ab diesem Zeitpunkt kein Minijob mehr vor. Ab 1.10. ist der Arbeitnehmer dann als versicherungspflichtiger Arbeitnehmer abzurechnen.


Zulässiges Überschreiten der Minijobgrenze

Aber es gibt auch durchaus zulässige Überschreitungen der 450-€-Grenze. Es lohnt sich dabei einmal genauer auf die Minijobgrenze zu schauen.

Ein Minijob liegt vor, wenn das regelmäßige monatliche Entgelt nicht mehr als 450 € beträgt. Hier kommt es auf das Wort regelmäßig an. Denn das bedeutet, dass das „durchschnittliche“ Monatsentgelt nicht mehr als 450 € betragen darf. Liegt das Durchschnittsentgelt oberhalb dieser Grenze, dann liegt kein Minijob mehr vor.

Das Durchschnittsentgelt wird immer anhand eines Jahreszeitraums (12 Monate) betrachtet. Das bedeutet, dass ein Jahresverdienst von 5.400 € (12Monate x 450 €) nicht überschritten werden darf. Liegt der Jahresverdienst also bei nicht mehr als 5.400 €, so ist das Überschreiten der 450 € Grenze kein Problem.

Natürlich kann dieser Jahreszeitraum nur verwendet werden, wenn es sich um eine Beschäftigung handelt, die unbefristet bzw. auf länger als ein Jahr befristet ist. Bei kürzeren Beschäftigungszeiten, ist der „Jahreswert“ entsprechend zu kürzen.

 

Schwankendes Entgelt ist kein Problem

Überschreitet nun ein Minijobber einen Monat einmal die 450-€-Grenze so ist das also problemlos möglich, wenn sein Jahresverdienst nicht mehr als 5.400 € beträgt.

Dies ist häufig der Fall bei Minijobbern, die wöchentlich an festen Wochentagen eingesetzt werden und knapp unterhalb der 450-€-Grenze verdienen. Es kann nämlich durchaus vorkommen, dass Sie in einigen Monaten öfter eingesetzt werden als in anderen Monaten, so dass die Überschreitung schon allein durch den wöchentlichen Einsatz zustande kommt.

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Beispiel:

Ein Minijobber erhält einen Stundenlohn von 10 € und wird immer montags für 6 Stunden und donnerstags für 4 Stunden eingesetzt. Er arbeitet dann in der Woche 10 Stunden arbeitet und verdient dabei 100 €. Bei 52 Wochen im Jahr verdient er also 5.200 € jährlich.

Bei genauer Betrachtung kommt es aber zu Monatsverdiensten oberhalb der 450-€-Grenze, die aber unproblematisch sind.

Juli 2016:

4 Montage mit je 6 Stunden und 4 Donnerstage mit je Stunden = 24 Stunden + 16 Stunden = 40 Stunden x 10 € = 400 €

August 2016:

5 Montage mit je 6 Stunden und 4 Donnerstage mit je 4 Stunden = 30 Stunden + 16 Stunden = 46 Stunden x 10 € = 460 €

September 2016:

4 Montage mit je 6 Stunden und 5 Donnerstage mit je 4 Stunden = 24 Stunden + 20 Stunden = 44 Stunden x 10 € = 440 €

Das Überschreiten der Minijobgrenze im August stellt hier kein Problem dar, da der Jahresverdienst nicht die Jahresgrenze von 5.400 € überschreitet.


Unvorhersehbares Überschreiten der Minijobgrenze ist zulässig

Handelt es sich bei einer Überschreitung der Entgeltgrenze von 450 € um eine gelegentliche unvorhersehbare Überschreitung, dann sind bis zu 3 Monate innerhalb eines Zeitjahres problemlos. Das gilt auch, wenn die Entgeltgrenze von 5.400 € im Jahr dadurch überschritten wird.

Wenn Sie diese Konstellation vorliegen haben, dann müssen Sie in den Lohnunterlagen unbedingt für einen geeigneten Nachweis sorgen, dass es sich tatsächlich um ein „unvorhersehbares“ Ereignis gehandelt hat. Als Nachweis gilt hier beispielsweise die Erkrankung eines anderen Arbeitnehmers.

Tipp: Legen Sie eine Kopie der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arbeitnehmers in den Lohnunterlagen des Minijobbers mit ab.

Urlaub ist immer vorhersehbar – daher kein Grund zum Überschreiten der Minijobgrenze

Denken Sie bitte auch daran, dass eine Urlaubsvertretung kein „unvorhersehbares Ereignis“ ist und daher eine Urlaubsvertretung – im Gegensatz zu einer Krankheitsvertretung – nicht als ein unvorhersehbares Ereignis zählt, das ein Überschreiten der Minijobgrenze rechtfertigt.

Wenn Sie Fragen zum Überschreiten der Minijobgrenze haben, hinterlassen Sie gern einen Kommentar oder schreiben Sie mir eine E-Mail.


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