Elektronischen Lohnnachweis für das Jahr 2016 versenden

Für das Jahr 2016 müssen Sie im Lohnbüro den elektronischen Lohnnachweis zur Unfallversicherung in Papierform bereits abgegeben haben. Zusätzlich sind Sie für das Kalenderjahr 2016 und übrigens auch für 2017 gesetzlich verpflichtet, dass Sie die Inhalte des Lohnnachweises auch in elektronischer Form aus Ihrem Lohnprogramm versenden.

Wie die Deutsche gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) unlängst mitteilte, sind dieser gesetzlichen Verpflichtung erst knapp die Hälfte aller Betriebe nachgekommen. Daher bittet die Unfallversicherung nochmals darum, die Lohnnachweise in elektronischer Form für das Kalenderjahr 2016 jetzt zu versenden. Die Unfallversicherung hat dafür einen Wunschtermin gesetzt, sie möchte die elektronischen Lohnnachweise 2016 gern bis 30. Juni 2017 erhalten.
Interessant, wenn man bedenkt, dass eigentlich am 16.2.2017 Einsendeschluss gewesen ist.

Wir alle dürfen gespannt sein, wie das Verfahren weitergeht. Bereits zum Beginn des elektronischen Lohnnachweisverfahrens haben viele Softwarehersteller und andere Experten nur den Kopf geschüttelt und über dieses komplizierte Abrufverfahren, um den elektronischen Lohnnachweis aus der Lohnsoftware zu erstellen, den Kopf geschüttelt.

Bevor der elektronische Lohnnachweis nämlich versendet werden kann, muss der Betrieb die UV – Stammdaten ebenfalls elektronisch abholen. Hierfür muss die Lohnsoftware die entsprechenden Stammdaten von den Servern der DGUV anfordern und kann diese dann nach einiger Zeit dort abholen. Aus diesen Stammdaten setzt sich dann der Lohnnachweis des Betriebes zusammen.

Kritiker haben von Anfang an bemängelt, dass hier mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird. Doch die Unfallversicherung hält an dem Verfahren fest. Das in der Praxis noch weitere Fehlerquellen und Gefahren beim Datenabruf und elektronischen Datenversand lauern, liegt in der Natur der Sache. Neben den kleineren technischen Problemen liegt der Hauptgrund des bislang schlechten Ergebnisses sicherlich in dem komplizierten Verfahren an sich.

Versenden Sie den Lohnnachweis elektronisch

Im Lohnbüro müssen Sie aber dennoch Ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen. Das bedeutet, auch für das Jahr 2016 den elektronischen Lohnnachweis zu erstatten. Sollte dies aus technischen Gründen nicht gehen, weil zum Beispiel ihre Lohnsoftware dieses Feature noch nicht zur Verfügung stellt, dann schreiben Sie dies Ihrer Berufsgenossenschaft. Das gilt auch, wenn Sie keine Stammdaten von der Unfallversicherung erhalten oder Ihnen keine aktuelle Mitgliedsnummer mitgeteilt worden ist. Denken Sie unbedingt daran, dass Sie eine schriftliche Bestätigung der Berufsgenossenschaft erhalten. Ein Telefonanruf reicht hier in aller Regel nicht, wenn Sie im Nachgang einen Nachweis haben wollen.

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Elektronischer Lohnnachweis schon am Ende?

Auch sollten Sie sich im Lohnbüro nicht davon beeinflussen lassen, dass die ersten sich bereits auf das elektronische Lohnnachweisverfahren eingeschossen haben und die komplette Abschaffung fordern. Hier ist sicherlich vieles richtig, da durch die Einbindung der Unfallversicherungsdaten in das DEÜV-Meldeverfahren in der Vergangenheit einiges schief gelaufen ist. Von daher ist die Kritik an der Unfallversicherung vielfach nachvollziehbar und auch richtig. Es hat sich in der Vergangenheit immer wieder gezeigt dass durch die Einbindung der Unfallversicherungsdaten massenhaft Sozialversicherungsmeldungen fehlerhaft waren und Betriebe in aufwändigen Korrekturen die Melde- Sachverhalte nochmals melden mussten. Bislang hat die Anbindung der Unfallversicherung in das DEÜV-Meldeverfahren vielen Betrieben nur zusätzliche Arbeit und viel Ärger beschert.

Doch im Moment dürfen Sie sich von diesen Punkten nicht leiten lassen. Holen Sie bitte unmittelbar den Versand des elektronischen Lohnnachweis für das Kalenderjahr 2016 nach, damit sie ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen.

Tipp: Sofern Sie den Lohnnachweis für das Jahr 2016 nicht abgegeben haben, holen Sie dies unmittelbar nach.

 

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Achten Sie auf diese Punkte bei Schülerjobs

Stellen Sie in den Ferien oder in den Nachmittags- und Abendstunden Schülerjobs zur Verfügung, sollten Sie auf einige Punkte besonders Acht geben. Denn die Betriebsprüfer schauen bei den Schülerjobs gern etwas genauer hin. So hat schon mancher Betrieb ein teures Wunder bei einer Betriebsprüfung erlebt, weil er Schülerjobs angeboten hat.

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Vollständigkeitskontrolle der Meldungen

Viele Betriebe erhalten in diesen Tagen eine Information der Minijob-Zentrale, dass im Rahmen der Vollständigkeitskontrolle der Meldungen aufgefallen ist, dass für einige Minijobber noch die Jahresmeldungen 2016 fehlen. Wenn Sie ein solches Schreiben der Minijob-Zentrale erhalten, dann sollten Sie darauf schnellstmöglich reagieren und das Schreiben bearbeiten.

Was ist die Vollständigkeitskontrolle der Meldungen überhaupt?
Die Krankenkassen und die Minijob-Zentrale prüfen einige Monate nach Ablauf des letzten Kalenderjahres, ob der Meldebestand der Sozialversicherungsmeldungen vollständig ist. So wird beispielsweise geprüft, ob für alle angemeldeten Arbeitnehmer und Minijobber auch eine Jahresmeldung für das Kalenderjahr 2016 vorliegt, wenn bislang noch keine Abmeldung für 2016 eingegangen ist.

Fehlen für einige angemeldete Arbeitnehmer oder Minijobber diese Jahresmeldungen, dann informiert die Minijob-Zentrale (oder die Krankenkasse) den Betrieb mit dem Ziel die fehlenden Meldungen zu erhalten.

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Sofortmeldungen sind in der Gastronomie Pflicht

Die Sofortmeldungen zur Sozialversicherung sind auch für Ihre Minijobber zu erstatten, wenn Sie in einer der sofortmeldepflichtigen Branchen tätig sind. Das gilt natürlich auch für Minijobs in der Gastronomie.

Gerade im Gastronomiebereich kommt es immer wieder vor, dass Aushilfen extrem kurzfristig eine Beschäftigung aufnehmen. Natürlich fällt diese Beschäftigungsaufnahme auf ein Wochenende oder einen Feiertag und das Lohnbüro ist nicht besetzt. Trotzdem sind Sie als Arbeitgeber gehalten (besser gesagt „gesetzlich verpflichtet“) die erforderlichen Sofortmeldungen fristgerecht abzugeben.

Aber genau diese Fristeinhaltung wird oft zum Problem.

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Meldungen beim Wechsel von Minijob in die Gleitzone

Überschreitet ein Minijobber die Minijobgrenze, endet das versicherungsfreie geringfügig entlohnte Beschäftigungsverhältnis und es kommt zu einem versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis. Dieses liegt oftmals im Gleitzonenbereich. Neben den neuen beitragsrechtlichen Besonderheiten, sind aber auch die Umstellungen in der Lohnsoftware und die Meldungen beim Wechsel von Minijob in die Gleitzone  zu beachten.

Versicherungspflicht in allen Sozialversicherungszweigen

Durch das Überschreiten der 450-€-Grenze kommt es zur Versicherungspflicht des Arbeitnehmers in der Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung. Das bedeutet für den Arbeitgeber unter Umständen sogar eine (geringe) Einsparung bei den Sozialversicherungsbeiträgen. Denn es sind nun nicht mehr rund 30 % an Lohnnebenkosten (für den Minijobber) zu zahlen, sondern nur noch rund 20 %.

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Elektronischer Lohnnachweis muss auch Ihre Minijobber enthalten

Für 2016 muss erstmalig ein elektronischer Lohnnachweis zur Unfallversicherung versendet werden. In diesem neuen elektronischen Lohnnachweis an die Unfallversicherung sind auch die Entgelte und Arbeitsstunden Ihrer Minijobber und kurzfristigen Aushilfen zu melden.

Elektronischer Lohnnachweis noch kein Ersatz für Papier-Lohnnachweis

Nachdem seit mehreren Jahren erfolglos versucht wurde einen elektronischen Lohnnachweis zu konzipieren, der auch tatsächlich von der Unfallversicherung (Berufsgenossenschaften und Unfallkassen) verarbeitet werden kann, ist seit 1.1.2017 ein neues elektronisches Lohnnachweisverfahren in Kraft.

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Jahresmeldung zur Unfallversicherung für Minijobs (UV-Jahresmeldungen)

Seit 2016 müssen Sie zusätzlich zu den Sozialversicherungsmeldungen auch noch eine Jahresmeldung zur Unfallversicherung für Ihre Minijobber und kurzfristigen Aushilfen erstellen. Diese UV-Jahresmeldungen sind für alle Arbeitnehmer, die im Jahr 2016 abgerechnet worden zu erstellen und bis spätestens 16.2.2017 zu versenden.

UV-Jahresmeldungen sind für alle zu erstellen

Die Jahresmeldungen zur Unfallversicherung mit dem Abgabegrund „92“ sind für alle Minijobber und kurzfristigen Aushilfen zu erstatten, die in 2016 mindestens einen Tag bei Ihnen beschäftigt waren. Dies bedeutet, dass die UV-Jahresmeldungen auch zu erstellen sind, wenn ein Arbeitnehmer bei Ihnen nur einen Tag gearbeitet hat.

Dies bedeutet, Sie müssen diese auch erstellen, wenn ein Arbeitnehmer schon lange nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist, aber in 2016 noch (mindestens einen Tag) bei Ihnen im Betrieb tätig war.

Beispiel:

Ein Minijobber war vom 1.1.2015 bis 1.1.2016 bei Ihnen beschäftigt.

Sie müssen eine UV-Jahresmeldung für den Arbeitnehmer erstellen.

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Jahresmeldungen für Minijobber jetzt erstellen

Die Jahresmeldungen für Minijobber müssen Sie bis spätestens Mitte Februar 2017 für Meldezeiträume bis 31.12.2016 versendet werden. In Ihren Lohnprogrammen werden daher die Jahresmeldungen für Minijobber und Ihre übrigen Arbeitnehmer regelmäßig mit der Januarabrechnung erstellt. Neben den Jahresmeldungen zur Sozialversicherung sind auch noch die Jahresmeldungen zur Unfallversicherung zu erstellen und versenden.

Jahresmeldungen zur Sozialversicherung fristgerecht senden

Die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung sind bis spätestens 15.2.2017 an die Minijob-Zentrale für Ihre Minijobber zu versenden. Die Jahresmeldungen für Minijobber müssen Sie für alle Minijobber erstellen, die über den Jahreswechsel hinaus bei Ihnen beschäftigt sind.

Scheidet ein Minijobber hingegen zum 31.12.2016 aus, so entfällt die Jahresmeldung zur Sozialversicherung, da das meldepflichtige Entgelt mit der Abmeldung (zum 31.12.2016) des Minijobbers an die Minijob-Zentrale gemeldet wird.

Die Jahresmeldungen für Minijobber sind auch für diejenigen 450-€-Kräfte zu erstellen, die sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen haben. Sie erstellen und versenden also für alle Ihre Minijobber die Jahresmeldungen zur Sozialversicherung mit dem Abgabegrund „50“.

Zeitraum der Jahresmeldungen für Minijobber

Als Zeitraum der Jahresmeldung ist stets immer der Zeitraum zu melden, der bislang noch nicht für das vergangene Kalenderjahr (2016) gemeldet worden ist, wenn der Minijobber über den Jahreswechsel hinaus bei Ihnen tätig ist.

Beispiel:

Ein Minijobber ist seit Jahren bei Ihnen beschäftigt.

Meldezeitraum Jahresmeldung für 2016: 1.1.2016 bis 31.12.2016

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Keine Jahresmeldungen für kurzfristige Aushilfen

Der Jahresbeginn heißt auch das alte Jahr abzuschließen. Für die Sozialversicherung bedeutet es, die Jahresmeldungen an die Minijob-Zentrale für die geringfügig Beschäftigten zu versenden. Doch hier gibt es in diesem Jahr eine Neuerung bei den kurzfristigen Aushilfen.

Keine Jahresmeldungen für kurzfristige Aushilfen mehr

Mit dem 6. SGB IV-Änderungsgesetz hat der Gesetzgeber endlich den unsinnigen Zustand der DEÜV-Jahresmeldungen (Abgabegrund „50“) für kurzfristig Beschäftigte mit dem Personengruppenschlüssel „110“ beendet. Es gibt nun keine Jahresmeldungen für kurzfristige Aushilfen mehr mit dem Abgabegrund „50“, wenn Sie die Aushilfen über den Jahreswechsel 2016/2017 hinaus beschäftigen.

Der Hintergrund für die Abschaffung der Jahresmeldungen liegt darin, dass die Jahresmeldungen für die kurzfristigen Aushilfen vor einigen Jahren eingeführt worden sind, um die Daten zur Unfallversicherung für die Aushilfen zu melden. Bis 2015 waren die Unfallversicherungsdaten nämlich noch Teil der Sozialversicherungsmeldungen.

Dies führte schon immer bei den kurzfristigen Aushilfen in den Entgeltmeldungen dazu, dass als Meldeentgelt zur Sozialversicherung 0 € für die kurzfristigen in den Jahresmeldungen übermittelt wurde. Nur für die Unfallversicherung wurde das (unfallversicherungspflichtige) Entgelt in dem entsprechenden Datenbaustein mit einem Wert gemeldet.

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